Assistant / Assistante d' agence agde - Béziers

Fonction : Administration (secrétaire, documentaliste, traducteur)

Entreprise : Présence Verte Services

Localisation : Béziers (34)

Lieu de travail : Agde

Type de contrat : CDD

Référence : ELR/270716/56

L'entreprise


Présence Verte Services est une association créée en 1966, spécialisée dans le service à domicile avec un savoir-faire reconnu.

Les 3 grands pôles de services sont :

Le maintien à domicile

L’entretien de la maison

L’enfance

Le poste
GARANTIR UN ACCUEIL DE QUALITÉ § Assurer l'accueil téléphonique et physique ; § Renseigner les prospects, les clients et les salariés ; § Orienter vers les bons interlocuteurs ; § Gérer les messages reçus en son absence ; § Coordonner la transmission des informations.   ASSURER DIVERSES TÂCHES ADMINISTRATIVES § Répartir et assurer le traitement des informations liées à l’agence (appels téléphoniques, mails, courriers) ; § Répondre aux sollicitations des responsables, des collègues, des organismes extérieurs… ; § Assurer le traitement du courrier (réception, enregistrement, affranchissement, envoi) ; § Préparer divers courriers administratifs et mails, (notamment les réclamations clients, en lien avec le responsable) ; § Préparer les dossiers administratifs des clients et des salariés ; § Saisir et mettre à jour les informations administratives dans le logiciel de gestion de l'activité ; § Participer à l’organisation des Visites A Domicile : - Prendre les rendez-vous avec les clients ou prospects ; - Préparer les documents nécessaires : évaluation, fiche mission, livret d’accueil, autorisation de déplacement, … ; § Participer à la préparation des réunions mensuelles : réservation de salles, impression et classement des documents nécessaires… ; § Gérer et contrôler les fiches de frais du personnel et les faire valider aux responsables ; § Élaborer les fiches de régularisation en facturation et/ou en paie et joindre les justificatifs nécessaires ; § Réceptionner et faire signer les contrats de travail des salariés ; § Réceptionner les paiements des clients et délivrer les reçus correspondants ; § Gérer et réceptionner les commandes de fournitures pour l’agence ; § Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des documents de l’agence.   PARTICIPER A LA GESTION DES PLANNINGS § Gérer les agendas des responsables de secteur de l’agence ; § Participer à l’élaboration et à la mise à jour des plannings des intervenants à domicile : - Saisir les réunions mensuelles ; - Participer à la gestion des remplacements en cas d’urgence (arrêt maladie…) - Communiquer les changements de planification aux intervenants et aux clients (envoi des fiches mission et des relevés d’activité) ; - Contrôler et saisir les déplacements en fin de mois (kms services, kms réunion…) § Contrôler et gérer la télégestion des intervenants à domicile de l’agence (rapprochement, fiche d’exclusion, correction des anomalies, régularisation …); § Remettre aux salariés de l’agence les documents liés à l’embauche ;   CONTRIBUER AU PILOTAGE DE L’ACTIVITÉ § Informer son supérieur de toute évolution ou situation anormale rencontrée (suspicion de maltraitance, …) ; § Participer aux réunions organisées par son supérieur hiérarchique ; § Communiquer avec les autres intervenants de l’association dans un but de complémentarité des actions ; § Constituer, maintenir et développer les tableaux de bord liés à l’activité de l’agence ; § Garantir la fiabilité des données et justifier régulièrement les écarts ; § Organiser la transmission des informations utiles et nécessaires en interne et en externe.
Le candidat
BAC+2 Ressources Humaines /Gestion/Assistanat de direction Expérience exigée : 2 ans minimum Maîtrise informatique : Excel, Word, MEDISYS serait un plus SECTEUR GEOGRAPHIQUE  AGDE POSTE  Nombre de poste(s) : 1 Type de contrat : CDD Date début du contrat : au plus vite Durée hebdomadaire du contrat : 35 h hebdo         Salaire : 1718 € Brut

Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société Présence Verte Services.