Assistant / Assistante d' agence agde - Béziers
Fonction : Administration (secrétaire, documentaliste, traducteur)
Entreprise : Présence Verte Services
Localisation : Béziers (34)
Lieu de travail : Agde
Type de contrat : CDD
Référence : ELR/270716/56
Cette offre n'est plus valable.
Présence Verte Services est une association créée en 1966, spécialisée dans le service à domicile avec un savoir-faire reconnu.
Les 3 grands pôles de services sont :
Le maintien à domicile
L’entretien de la maison
L’enfance
GARANTIR UN ACCUEIL DE QUALITÉ
§ Assurer l'accueil téléphonique et physique ;
§ Renseigner les prospects, les clients et les salariés ;
§ Orienter vers les bons interlocuteurs ;
§ Gérer les messages reçus en son absence ;
§ Coordonner la transmission des informations.
ASSURER DIVERSES TÂCHES ADMINISTRATIVES
§ Répartir et assurer le traitement des informations liées à l’agence (appels téléphoniques, mails, courriers) ;
§ Répondre aux sollicitations des responsables, des collègues, des organismes extérieurs… ;
§ Assurer le traitement du courrier (réception, enregistrement, affranchissement, envoi) ;
§ Préparer divers courriers administratifs et mails, (notamment les réclamations clients, en lien avec le responsable) ;
§ Préparer les dossiers administratifs des clients et des salariés ;
§ Saisir et mettre à jour les informations administratives dans le logiciel de gestion de l'activité ;
§ Participer à l’organisation des Visites A Domicile :
- Prendre les rendez-vous avec les clients ou prospects ;
- Préparer les documents nécessaires : évaluation, fiche mission, livret d’accueil, autorisation de déplacement, … ;
§ Participer à la préparation des réunions mensuelles : réservation de salles, impression et classement des documents nécessaires… ;
§ Gérer et contrôler les fiches de frais du personnel et les faire valider aux responsables ;
§ Élaborer les fiches de régularisation en facturation et/ou en paie et joindre les justificatifs nécessaires ;
§ Réceptionner et faire signer les contrats de travail des salariés ;
§ Réceptionner les paiements des clients et délivrer les reçus correspondants ;
§ Gérer et réceptionner les commandes de fournitures pour l’agence ;
§ Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des documents de l’agence.
PARTICIPER A LA GESTION DES PLANNINGS
§ Gérer les agendas des responsables de secteur de l’agence ;
§ Participer à l’élaboration et à la mise à jour des plannings des intervenants à domicile :
- Saisir les réunions mensuelles ;
- Participer à la gestion des remplacements en cas d’urgence (arrêt maladie…)
- Communiquer les changements de planification aux intervenants et aux clients (envoi des fiches mission et des relevés d’activité) ;
- Contrôler et saisir les déplacements en fin de mois (kms services, kms réunion…)
§ Contrôler et gérer la télégestion des intervenants à domicile de l’agence (rapprochement, fiche d’exclusion, correction des anomalies, régularisation …);
§ Remettre aux salariés de l’agence les documents liés à l’embauche ;
CONTRIBUER AU PILOTAGE DE L’ACTIVITÉ
§ Informer son supérieur de toute évolution ou situation anormale rencontrée (suspicion de maltraitance, …) ;
§ Participer aux réunions organisées par son supérieur hiérarchique ;
§ Communiquer avec les autres intervenants de l’association dans un but de complémentarité des actions ;
§ Constituer, maintenir et développer les tableaux de bord liés à l’activité de l’agence ;
§ Garantir la fiabilité des données et justifier régulièrement les écarts ;
§ Organiser la transmission des informations utiles et nécessaires en interne et en externe.
BAC+2 Ressources Humaines /Gestion/Assistanat de direction
Expérience exigée : 2 ans minimum
Maîtrise informatique : Excel, Word, MEDISYS serait un plus
SECTEUR GEOGRAPHIQUE
AGDE
POSTE
Nombre de poste(s) : 1
Type de contrat : CDD
Date début du contrat : au plus vite
Durée hebdomadaire du contrat : 35 h hebdo
Salaire : 1718 € Brut
Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société Présence Verte Services.
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