Assistant d'agence ( services à la personne) - Montpellier

Fonction : Secrétariat

Entreprise : Présence Verte Services

Localisation : Montpellier (34)

Lieu de travail : Montpellier

Type de contrat : CDD

Référence : ELR/301118/65

L'entreprise

Présence Verte Services est une association créée en 1966, spécialisée dans le service à domicile avec un savoir-faire reconnu. Depuis 40 ans, elle apporte des réponses personnalisées aux personnes âgées, aux familles et aux personnes en situation d'handicap.

Les 3 grands pôles de services sont :

Le maintien à domicile

L’entretien de la maison

L’enfance

Le poste
Nous recherchons un/une assistant d' agence ( H/F) dans l'aide à domicile, en CDD , pour travailler sur notre agence basée à Montpellier (34000). Venez rejoindre notre équipe de 4 personnes afin de : MISSIONS Vous devrez collaborer avec votre Responsable d'agence et les responsables de secteur dans le cadre des objectifs de l'Association afin d'assurer des activités d'assistance administrative. Gérer un standard téléphonique : garantir un accueil de qualité Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'agence Renseigner les prospects, les clients et les salariés   Orienter vers les bons interlocuteurs Gérer et dispatcher les messages reçus, via le logiciel prévu à cet effet. Gérer l'administratif de l'agence Répartir et assurer le traitement des informations liées à l'agence (appels téléphoniques, mails, courriers) ; Assurer le traitement du courrier (réception, enregistrement, affranchissement, envoi) ; Préparer divers courriers administratifs et mails, (notamment les réclamations clients, en lien avec le responsable) ; Préparer les dossiers administratifs des clients et des salariés ; Participer à l'organisation des Visites à Domicile :    - Planifier les rendez-vous avec les clients ou prospects ;   - Préparer les documents nécessaires : évaluation, fiche mission...     Préparation des réunions mensuelles : réservation de salles, impression  et classement des documents nécessaires... ; Gérer et contrôler les fiches de frais du personnel et les faire valider aux  responsables ; Traiter les régularisations en facturation et/ou en paie Réceptionner et faire signer les contrats de travail des salariés ; 3. Participer à la gestion des plannings Gérer les agendas des responsables de secteur de l'agence ; Participer à l'élaboration et à la mise à jour des plannings des intervenants à domicile :          * Saisir les réunions mensuelles ;          * Participer à la gestion des remplacements en cas d'urgence (arrêt   maladie...)          * Communiquer les changements de planification aux intervenants et aux   clients (envoi des fiches mission et des relevés d'activité) ;         * Contrôler et saisir les déplacements en fin de mois (kms services, kms réunion...) Contrôler et gérer la télégestion des intervenants à domicile de l'agence Remettre aux salariés de l'agence les documents liés à l'embauche ;
Le candidat
PROFIL ET COMPETENCES Sens de l'organisation Réactivité Bon relationnel Travail en équipe Bac à Bac +2 (Ex :BTS SP3S Assistante de Gestion Pme-Pmi ou Assistanat de direction). Expérience exigée d'un 6 Mois minimum sur un poste similaire, idéalement dans le secteur des services (services à la personne ou agence d'intérim) Maîtrise informatique : Excel, Word, internet, MEDISYS serait un plus SECTEUR GEOGRAPHIQUE Agence Montpellier Est (basée au siège social) POSTE Type de contrat : CDD de 3 Mois fin décembre à Mars Date de début : Idéalement dernière semaine de décembre. Durée hebdomadaire du contrat : 36 h hebdo avec 6 JRTT. Salaire : 1726.98 € Brut profil débutant ou selon ancienneté ou diplôme de la Convention Collective du 21 mai 2010.

Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société Présence Verte Services.