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Détail de l'offre d'emploi Assistant de direction bilingue (f/h) - Montpellier Business School

Montpellier Business School

Assistant de direction bilingue (f/h)

Montpellier Business School

Montpellier

L'entreprise

Montpellier Business School, fort de ses 120 ans d’existence, propose des programmes pédagogiques de haut niveau en sciences de gestion (Master Grande Ecole, Bachelor, Executive MBA, Masters of Science) reconnus pour leur excellence académique. Membre de la conférence des grandes écoles et reconnue sur le plan national et international, MBS met ses formations au service de l’humanisme, de l’entrepreneuriat et de l’innovation dans le respect de ses engagements de responsabilité sociale et sociétale. Triplement accréditée (AACSB, EPAS-EFMD et AMBA) et titulaire du label Diversité, MBS a pour vocation de former les managers responsables de demain. Si vous êtes animé de cette même volonté et que vous souhaitez évoluer au sein d’une organisation ambitieuse à taille humaine, rejoignez-nous !

Montpellier Business School recherche un Assistant du Directeur des Relations Académiques Internationales (F/H).

Le poste

Poste et missions : Vous assurez la gestion administrative du service des Relations Académiques Internationales de Montpellier Business School en qualité d’Assistant du Directeur des Relations Académiques Internationales de Montpellier Business School dans le cadre de ses activités en France et à l’Etranger.

Organisation des missions du Directeur en France ou à l’étranger
• Réaliser l’organisation des itinéraires dans un souci d’efficacité optimum.
• Réserver et réaliser l’achat des billets de train ou d’avion en relation avec l’agence de voyages.
• Réserver des hôtels en relation ou non avec l’agence de voyages.
• Elaborer des ordres de mission et suivre le processus de validation.
• Elaborer des bons de commande et suivre le processus de validation.
• Vérifier les factures et réaliser la validation dans la GED.
• Elaborer les notes de frais et réaliser le suivi du processus de validation.

Gestion Administrative du service
• Réaliser l’accueil téléphonique pour la direction.
• Réceptionner le courrier, le trier et le préparer afin que le Directeur des RAI en prenne connaissance.
• Préparer le budget de la direction pour le Directeur des RAI ; suivre les dépenses dans le respect du budget établi.
• Mettre en place et tenir à jour les tableaux de bord de l’activité du service (liste des prospects, situation à date, contrats à reconduire…).
• Assurer le secrétariat du Directeur des RAI (rédaction de courriers, compte-rendus, notes…).
• Définir les commandes de fournitures pour le service et veiller à la conformité des livraisons.
• Rechercher des prestataires (restaurants, taxis…).
• Proposer et mettre en place les outils et les procédures de gestion administrative pour le service.
• Transmettre à la direction communication les besoins concernant le service.
• Classer les documents, informations et fonds documentaires de l’activité des RAI.
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Venir en soutien administratif et logistique du/de la chargé RAI.
• Effectuer toute mission confiée par la responsable hiérarchique dans son domaine de compétence.

Le candidat

Profil recherché :
• Bac minimum ou titre ou formation qualifiante jugé(e) équivalent(e),
• Expérience professionnelle confirmée de 2 à 3 ans dans de direction,
• Expérience professionnelle confirmée dans l’assistanat administratif,
• La connaissance de l’enseignement supérieur serait un plus,
• Anglais courant,
• Espagnol courant apprécié,
• Maîtrise des normes rédactionnelles & bonnes capacités rédactionnelles en français et en anglais,
• Connaissances comptables,
• Maîtrise du pack Office,
• Bonne capacité d’organisation,
• Est garant de son travail et de ses résultats, autocontrôle,
• Compréhension rapide des contextes,
• Rigueur administrative,
• Adaptabilité, anticipation, réactivité,
• Capacité relationnelle, sens du service,
• Ecoute, souplesse,
• Diplomatie, discrétion,
• Disponibilité,
• Esprit d’équipe.

Conditions du poste :
CDI à pourvoir dès que possible.
Statut non cadre à temps complet. Poste basé à Montpellier.
1600€ brut/mois + 13ème mois + chèques de table + avantages en vigueur au sein de Montpellier Business School.

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Résumé de l'offre

Assistant de direction bilingue (f/h)

  • Entreprise : Montpellier Business School
  • Localisation : Montpellier
  • Niveau de formation : Bac
  • Expérience : 2 à 5 ans
  • Type de contrat : CDI
  • Référence : ELR/301017/55
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