Trouver un emploi en Occitanie

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Responsable administrative de la Direction Académique, vous apportez un support administratif et technique à la direction académique, en relation avec les activités des enseignants (permanents et extérieurs), des accréditations, et de la qualité. Assistanat administratif de la direction académique : • Assurer la logistique des réunions, • Rédiger toute note, documents administratifs et compte-rendu, • Organiser et planifier la participation des enseignants aux instances pédagogiques du Groupe, • Structurer et formaliser les informations traitées en vue d’un reporting auprès de la Direction académique, • Etablir les bons de commandes du service, • Assurer la saisie des notes de frais du directeur académique et leur transmission au service comptable, • Gérer l’agenda du Directeur académique, organiser ses déplacements. Administration des activités pédagogiques : • Coordonner la relation entre la direction académique et les Responsable de département d’enseignement, • Assister aux différentes réunions et en assurer leur compte rendu en anglais, • Préparer la planification générale des programmes de formation du Groupe avant transmission au service planification, • Anticiper, centraliser les besoins en termes de correcteurs extérieurs et coordonner la prestation en relation avec les enseignants et les services des programmes pédagogiques, • Assurer la supervision et le traitement des bilans pédagogiques des enseignants permanents et intervenants extérieurs, • Centraliser les candidatures d’intervenants extérieurs, organiser et faciliter leur intégration, • Assurer l’assistance logistique et administrative des responsables de département sous la coordination de la responsable administrative, • Saisir et assurer le suivi des ordres de mission, notes de frais hors recherche de l’ensemble du corps professoral, • Centraliser les attentes du centre des examens (plannings attendus de sujets, copies etc.) et favoriser la relation enseignants / centre des examens, • Proposer des axes d’amélioration et d’adaptation du système d’information de la Direction académique.

• BAC secrétariat, ou titre ou formation qualifiante jugé(e) équivalent(e), • Expérience professionnelle de 5 à 7 ans d’expérience d’assistanat polyvalent, • Connaissance souhaitée de l’enseignement supérieur, • Forte capacité d’organisation et de planification, • Rigueur administrative, respect des délais, • Compréhension rapide des contextes, • Aisance relationnelle, écoute, • Sens du service client, • Qualité d’expression orale, • Bonne pratique des techniques rédactionnelles, • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint. • Niveau d’anglais courant exigé, • Polyvalence, adaptabilité, réactivité, • Est garant(e) de son travail et de ses résultats, auto-contrôle.