Trouver un emploi en Occitanie

Vous assurez le suivi administratif des actions de promotion internationale des programmes. Organisation et logistique : - Planifier les agendas et préparer les déplacements. - Demander des devis pour les voyages auprès de l’agence, les vérifier et les faire valider par la personne se déplaçant. - Etablir le bon de commande correspondant et réceptionner le billet électronique. - Préparer le matériel pour les déplacements et réaliser le suivi des stocks. - Envoyer les plaquettes et autre matériel aux espaces Campus France et partenaires. - Etablir et suivre les ordres de mission et notes de frais. - Réserver les salons, envoyer les fiches d’engagement et réaliser le bon de commande correspondant. - Etre en lien avec les contacts Campus France et autres partenaires pour toute demande concernant le salon, apporter un premier niveau de réponse. - Réaliser le suivi des présences sur les salons. - Gestion des accès plateformes salons. Soutien administratif : - Assurer le suivi administratif de l’activité. - Etablir les engagements de dépense en conformité avec le budget et suivre leur exécution, contrôler et préparer la validation des factures. - Centraliser les factures provenant des agences pour règlement et dispatching auprès des services. - Planifier et organiser les réunions internes du service et les réunions transversales. - Rédiger tout courrier, attestation, note d’information, compte-rendu (électronique et/ou papier), en assurer la diffusion, le traitement et l’archivage. Reporting et qualité : - Alerter son responsable en cas de dysfonctionnement sur les processus liés à son activité et proposer des axes d'amélioration. - Impulser toute action d'optimisation du fonctionnement du service. - Organiser et mettre à jour les outils de gestion liés à son activité.

- BAC secrétariat, ou titre ou formation qualifiante jugé(e) équivalent(e), avec 2 à 3 ans d’expérience d’assistanat polyvalent. - Connaissance souhaitée de l’enseignement supérieur. - Compréhension rapide des contextes. - Forte capacité d’organisation et de planification. - Capacité à communiquer dans une logique commerciale. - Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint. - Maitrise de l’anglais. - Connaissance comptable. - Organisation et rigueur administrative, respect des délais. - Polyvalence et autonomie. - Qualité d’expression orale. - Sens du service client. - Est garant(e) de son travail et de ses résultats, auto-contrôle. Conditions : poste en CDI temps plein de catégorie employé, salaire mensuel de 1500€ brut + 13ème mois + chèques de table + mutuelle + avantages en vigueur au sein du Groupe.