Trouver un emploi en Occitanie

Nous recherchons un/une assistant(e) ou une assistant(e) administrative pour notre service Handicap basé à Castelnau Le Lez afin de : 1. GARANTIR UN ACCUEIL DE QUALITÉ - Assurer l'accueil téléphonique et physique ; - Renseigner les prospects, les clients et les salariés ; - Orienter vers les bons interlocuteurs ; - Gérer les messages reçus en son absence ; - Coordonner la transmission des informations. 2. ASSURER DIVERSES TÂCHES ADMINISTRATIVES - Répartir et assurer le traitement des informations liées à l’agence (appels téléphoniques, mails, courriers) ; - Répondre aux sollicitations des responsables, des collègues, des organismes extérieurs… - Assurer le traitement du courrier (réception, enregistrement, affranchissement, envoi) ; - Préparer divers courriers administratifs et mails, (notamment les réclamations clients, en lien avec le responsable) ; - Préparer les dossiers administratifs des clients et des salariés ; - Saisir et mettre à jour les informations administratives dans le logiciel de gestion de l'activité ; - Participer à l’organisation des Visites A Domicile ; - Participer à la préparation des réunions mensuelles : réservation de salles, impression et classement des documents nécessaires… ; - Gérer et contrôler les fiches de frais du personnel et les faire valider aux responsables ; - Élaborer les fiches de régularisation en facturation et/ou en paie et joindre les justificatifs nécessaires ; - Réceptionner et faire signer les contrats de travail des salariés ; - Réceptionner les paiements des clients et délivrer les reçus correspondants ; - Gérer et réceptionner les commandes de fournitures pour l’agence ; - Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des documents de l’agence. 3.PARTICIPER A LA GESTION DES PLANNINGS - Gérer les agendas des responsables de secteur de l’agence ; - Participer à l’élaboration et à la mise à jour des plannings des intervenants à domicile ; - Remettre aux salariés de l’agence les documents liés à l’embauche ; 4.CONTRIBUER AU PILOTAGE DE L’ACTIVITÉ - Informer son supérieur de toute évolution ou situation anormale rencontrée (suspicion de maltraitance, …) ; - Participer aux réunions organisées par son supérieur hiérarchique ; - Communiquer avec les autres intervenants de l’association dans un but de complémentarité des actions ; - Constituer, maintenir et développer les tableaux de bord liés à l’activité de l’agence ; - Garantir la fiabilité des données et justifier régulièrement les écarts ; - Organiser la transmission des informations utiles et nécessaires en interne et en externe.

Ce poste demande un réel sens de l'organisation, une excellente réactivité et un fort dynamisme. Profil recherché BAC+2  : BTS Gestion PME-PMI/Assistanat de direction/RH Expérience exigée : 1 an minimum idéalement dans une société de service et ou association Maîtrise informatique : Excel, Word, MEDISYS serait un plus Lieu de travail: CASTELNAU LE LEZ Poste: Nombre de poste(s) : 1 Type de contrat : CDD de remplacement Date début du contrat : 01/08/2017 Durée hebdomadaire du contrat : 36 h hebdo avec 6 JRTT  Salaire : 1726 € Brut