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Détail de l'offre d'emploi Office manager h/f - Distributeur de matériel médical

Distributeur de matériel médical

Office manager h/f

Distributeur de matériel médical

Mauguio (proche montpellier)

L'entreprise

Spécialiste du matériel d'imagerie médicale depuis 1996.
Notamment en endoscopie et échographie.

Distributeur General Electric
Distribution sur l'ensemble du territoire français et à l’export.

Le poste

Assurer le secrétariat administratif et commercial, courrier, accueil et suivi.

Rendre compte à la direction

I - Administratif

Participer à tous les travaux d’enregistrement, d’imputation, de rapprochement en comptabilité générale et/ou clients, et/ou fournisseurs, et/ou analytique, ainsi qu’à des travaux de gestion.

Préparer et veiller à l’exécution, après validation, des paiements par virements, transferts, chèques,…

Enregistrer les opérations sur le système informatique.

Rendre compte de toutes les anomalies constatées dans le cadre des travaux réalisés (avoirs, annulation d’écritures, transferts,…)


II- Commercial :

Relations téléphoniques avec les clients : orienter toute demande de la part des prospects ou des clients vers les personnes compétentes.

Gérer les envois des documentations. Gérer l’envoi des colis par les prestataires

Gérer la production de devis. Rédiger les devis standards sur demande des clients ou des commerciaux, en appliquant les éléments des tarifs et les conditions définies par la direction générale.

Assurer la condition, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l’archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tout document commerciaux.

Assurer la mise à jour des tarifs, des instructions de la direction commerciale et marketing.

Préparer les voyages du service, effectuer toutes les réservations nécessaires.

Assurer le suivi des frais de déplacement des commerciaux et contrôler les factures établies par les agences de voyages, ou autres services auxquels ont fait appels les commerciaux.


III– Courrier :

Recevoir, filtrer, transmettre les appels téléphoniques, gérer les visiteurs.

Réaliser certains appels vers l’extérieur pour les collaborateurs de l’entreprise.

Rédiger le courrier sur directives générales.

Assurer l’ouverture, l’enregistrement et la diffusion du courrier selon les procédures définies.

Assurer l’affranchissement du courrier au départ, le dépôt à la poste, l’enregistrement en conformité avec la procédure interne.

Gérer les procédures de classement, d’archivage et de sauvegarde des documents traités dans le service, gérer l’approvisionnement des fournitures du bureau.

Constituer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers.


IV – Processus

Consigner par écrit toutes les procédures de fonctionnement à mettre en œuvre pour exécuter sa mission dans les meilleures conditions. Actualiser ces procédures. Faire ressortir les lacunes éventuelles.

Possibilité d'évolutions : Gestion commerciale de l'espace Co-working avec intéressement.

CDI - Date de l’embauche : 1er janvier 2018
35 heures semaine

Le candidat

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, comptabilité/gestion, commercial.

Polyvalent(e) et autonome, votre capacité à organiser votre travail et gérer avec rigueur vos dossiers est essentielle.

Vous êtes dynamique, doté(e) d'un bon relationnel, avec un sens du service et du contact client.

La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et de logiciels de comptabilité / gestion est requise.

Une connaissance de notre logiciel de gestion commerciale SAGE 100 sera appréciée.

Enfin, votre aisance relationnelle et votre compréhension de l'anglais vous permettent d'échanger régulièrement avec nos fournisseurs et clients à l'étranger aussi bien par téléphone que par courriel.

Cette opportunité professionnelle vous intéresse? Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) en cliquant sur le lien suivant.

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Résumé de l'offre

Office manager h/f

  • Entreprise : Distributeur de matériel médical
  • Localisation : Mauguio (proche montpellier)
  • Niveau de formation : Bac+2
  • Expérience : 5 à 10 ans
  • Type de contrat : CDI
  • Durée de travail : 35 heures
  • Référence : ELR/311017/70
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Emploi LR est un média dédié à l'emploi, la formation et aux entreprises du Languedoc Roussillon. Il couvre les départements de l'Aude, du Gard, de l'Hérault, de la Lozère et des Pyrénées Orientales.
Il propose des services de recrutement aux entreprises régionales.