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L'Assistant(e) Administratif assure l'accueil physique et téléphonique des différentes enseignes. li/Elle effectue la saisie, le contrôle et le transfert des éléments de suivi de l'activité de la marque. li/Elle traite, exploite, suit et coordonne les flux d'informations relatifs au suivi des étudiant(e)s nécessaires au bon fonctionnement de l'école. li/Elle assure la gestion des contrats de professionnalisation de l'établissement auquel il/elle appartient et participe aux actions de communication. Pour ce faire, certaines missions générales lui sont attribuées, nécessitant la mise en œuvre de compétences que le présent référentiel répertorie de façon non exhaustive. ? Prendre en charge l'accueil physique ou téléphonique des interlocuteurs : ? Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d'informations ? Répondre aux demandes d'informations des étudiant( e )s et transmettre les demandes spécifiques aux responsables concernés ? Identifier et transmettre l'ensemble des informations au bon interlocuteur et dans les délais compatibles avec le niveau d'urgence ? Alerter le N+1 de l'enseigne concernée de toutes anomalies, dysfonctionnements rencontrés par les interlocuteurs internes eVou externes ? Assurer un accueil téléphonique ou physique de qualité et conforme à l'image de l'école (présentation soignée, courtoisie, ... ) ? Filtrer, prendre les messages eVou orienter les correspondants vers les bons interlocuteurs ? Contribuer aux inscriptions des étudiants : ? Assurer la relation avec les parents eVou les étudiant(e)s et répondre à toutes leurs questions (frais de scolarité, fonctionnement de l'établissement, ... ) ? Identifier le besoin de l'étudiant(e) et présenter la plaquette ou envoyer la documentation par courrier ? Inscrire les étudiant(e)s à la réunion d'information ? Réceptionner les documents d'inscription ? Inscrire les étudiant(e)s au concours ? Réceptionner les dossiers de candidatures et les transmettre au N+1 ? Accueillir les étudiant(e)s venant passer les tests planifiés ? Fixer le rendez-vous soit avec le CF, soit avec le N+1 ? Créer les codes d'accès aux tests ? Contribuer à l'animation de la vie scolaire des étudiants : ? Remettre les cartes étudiantes ? Traiter les documents relatifs à la sécurité sociale des étudiant(e)s ? Renseigner tous les éléments administratifs dans le CRM ? Editer les feuilles de présences et effectuer les mises à jour ? Editer et transmettre les attestations de scolarité demandées par les étudiant(e)s ? Recueillir et transmettre à l'assistant(e) comptable tous les éléments relatifs à la gestion des absences des élèves ? Envoyer les bulletins de notes ? Rédiger et envoyer les courriers aux tuteurs ? Répondre aux questions/sollicitations des étudiant(e)s ? Gérer le prêt de matériel et de fournitures (recueillir la fiche « emprunt matériel » + copie carte identité de l'étudiant(e), donner le matériel, vérifier l'état du matériel au retour) ? Organiser et mettre à jour les données informatiques : ? Assurer la mise à jour des données des bases ou fichiers sur PRONOTE, AGRESSO, HYPERPLANNING, CRM, ou tout autre logiciel équivalent ? Saisir les coordonnées des étudiant(e)s sous PRONOTES ou tout autre logiciel équivalent ? Saisir les données des étudiant( e )s en alternance dans le logiciel AGRESSO ou tout autre logiciel équivalent ? Saisir ou mettre à jour tout fichier ou données nécessaires au bon fonctionnement de l'école ? Saisir et mettre à jour le CRM après les salons ? Contribuer à l'organisation des actions évènementielles : ? Contribuer à l'organisation des salons ? Assurer la gestion administrative et logistique des salons ? Participer à l'organisation des JPO ? Contribuer à l'organisation des évènements internes de l'établissement (Challenge Start'Up, Business Game, ... )

? Compétences métier : ? Maitrise de l'outil téléphonique (appels entrants et sortants) ? Connaissances en techniques commerciales ? Connaissances de la réglementation et des procédures administratives des contrats de professionnalisation ? Savoir-faire : ? Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques ? Maitrise des logiciels« Métiers» (HYPERPLANNING, CRM, PRONOTES, ... ) ? Qualités personnelles : ? Excellent relationnel ? Excellente expression orale et écrite ? Capacité d'adaptation ? Polyvalence ? Fiabilité ? Niveau Bac à Bac +2