Assistant/te administratif/ive f/h - Montpellier

Fonction : Secrétariat

Entreprise : GRETA CFA MONTPELLIER LITTORAL

Localisation : Montpellier (34)

Lieu de travail : Montpellier

Type de contrat : CDD

Durée de travail : 35 heures / semaine

Niveau de formation : Bac+2

Expérience : 2 à 5 ans

Salaire : Smic

Référence : ELR/240123/347

L'entreprise

Le Greta-Cfa Montpellier Littoral, organisme de formation continue et par apprentissage de l'éducation nationale, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) afin de réaliser les tâches liées à l’activité de formation, au suivi administratif des dossiers stagiaires et à l’organisation interne du GRETA.

Le poste

Dans le cadre d'une mobilité, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) qui sera en charge du suivi administratif et financier des dossiers stagiaires pour notre service sanitaire et social : 

1- Dossiers administratifs stagiaires :

• Préparation du livret d’accueil stagiaire, des annexes et du classeur de formation

• Préparation en relation avec le coordonnateur des éléments de démarrage de formation

• Suivi hebdomadaire des présences et compte rendu au coordinateur pour prévention de l’absentéisme et du décrochage

• Saisie mensuelle des états de présence et absence, avec le coordonnateur et établissement des documents institutionnels de suivi des heures (Sigma, Kairos, YParéo, …)

• Suivi insertion des anciens apprenants (fin de formation – 3 mois - 6 mois – 12 mois) selon les exigences définies par le financeur

• Mise en forme diffusion et classement des courriers, convocations, avertissements selon la nomenclature GED définie et en lien avec le coordonnateur et le CFC

2- Suivi de la période de formation en milieu professionnel

• Edition convention et livret de stage

• Constitution de la base de données des stages, transmission au formateur référent entreprise

• Edition des états de présence en entreprise par période

• Centralisation et vérification des feuilles d’émargement entreprise

3- Financeurs et partenaires

• Suivi des salariés en formation (attestation mensuelle de présence)

• À l’entrée en formation, saisie et envoi des documents spécifiques fournis par le financeur (saisie du certificat de démarrage, de la liste des stagiaires, liste des formateurs)

• Saisie et envoi des fiches de suivi des heures de formation stagiaires

• Assistance au coordinateur pour l’édition des comptes rendus d’exécution en lien avec le coordonnateur (bilan pédagogique, statistiques, tableau récapitulatif du suivi d’insertion des stagiaires à la sortie, récapitulatif des visites en entreprise, attestation de suivi en milieu professionnel)

• Envoi de courriers de convocation : bilans, réunions pour les institutions, entretien de régulation, conseil de discipline…

• Préparation du bilan interne

4- Évaluation :

Certification, attestations

• Aide à l’organisation des sessions d’examen (CCF, Titre, Jury)

• Formalisation des attestations de fin de formation : attestation d’acquis, attestation de formation avec taux d’assiduité

5- Suivi d’activité

• Saisir les données stagiaires sur les logiciels dédiés

• Renseigner l’assiduité sur les plateformes dédiées des différents financeurs

6-  Facturation :

• Transmission des éléments nécessaires à la facturation

• Contrôle de la conformité des feuilles d’émargement et des justificatifs transmis

Poste pérenne. Statut contractuel de l'éducation nationale : CDD renouvelables sur année civile.

9 semaines de congés par an mis en œuvre dès la 1ère année civile entière.

Poste à 100%. 

Poste à pourvoir au 15/02/2023

Le candidat

Niveau Bac à Bac +2 selon expérience

- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook - Word - Excel

- Qualités relationnelles

- Capacité à travailler en équipe

- Rigueur

- Organisation

-Ténacité

-Autonome mais sait rendre compte

-Sens du service public

Poste pérenne. Statut contractuel de l'éducation nationale : CDD renouvelables

Poste à 100%. Poste à pourvoir au 15/02/2023


Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société GRETA CFA MONTPELLIER LITTORAL.