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ASSISTANT DE DIRECTION F/H Rattaché(e) aux 2 directeurs généraux, il/elle aura comme mission principale de les assister dans l'organisation administrative de la société, dont les Services Généraux. Plus précisément, il/elle devra : Au niveau des missions d'assistanat général : Au quotidien : - Accueillir les RDV - Filtrer les appels téléphoniques - Trier et transmettre les différents courriers - Mettre en forme divers documents (rapports, convocations, PV...), les diffuser et les archiver - Organiser les déplacements professionnels (réservation billets, hôtels, salles de réunion...) de la Direction et de ses collaborateurs - Préparer les salles de réunion, gérer les achats pour les moments de convivialité... Pour les projets : - Effectuer le suivi et le reporting des projets menés par les groupes de projets internes: ex : Qualité de Vie au Travail, Ecologie positive, Communication interne, Humanitaire... - Soutenir l'animation de ces groupes de projets - Réserver la salle de réunion - Vérifier la tenue des réunions - Faire les compte-rendus - Récolter les informations nécessaires pour alimenter certaines actions, relancer sur les délais - Contrôler le temps passé et le retour effectif des actions entreprises Assister la Direction sur le passage à la GED et les systèmes d'archivage Aider à la mise en place d'initiatives ESS et RSE : petits déjeuners de la direction, optimisation de l'ERP maison... Au niveau des Moyens Généraux : - Gérer le parc de véhicules de fonction et d'entreprise - Gérer, évaluer, et assurer le service des fournisseurs Energie, Communication, Mobilier... - Gérer la relation avec les sociétés qui louent les bâtiments à l'entreprise - Contrôler le bon entretien des locaux et superviser les relations avec les sociétés de nettoyage et de sécurité des bâtiments - Gérer les achats, s'enquérir des besoins et garantir les stocks de consommables pour l'ensemble des équipes (fournitures de bureau, informatique, hygiène...) Assurer soi-même des déplacements, notamment pour le suivi des véhicules de l'entreprise (sur Arles ou Avignon). En quelques mots, être le relais disponible et efficace de la direction et le(la) facilitateur(trice) de projets et d'initiatives auprès des équipes.

De formation bac+2 minimum (Commerce, Gestion, Droit...), vous avez déjà tenu ce type de poste (assistanat avec idéalement la gestion des moyens généraux) pendant au moins 2 ans, de préférence dans une PME et encore mieux dans une PME familiale. Vous êtes très à l'aise avec les outils bureautiques ...voire un peu plus ! Vous savez aller chercher l'information qui vous manque pour agir et prendre rapidement des initiatives. Vous avez bien sûr une bonne capacité rédactionnelle. Vous êtes vite autonome, très organisé(e), rigoureux(se), avec une forte capacité de travail et un bon savoir-faire dans la gestion du temps et des priorités. Vous faites aussi la part des choses entre discrétion, communication, écoute, confidentialité et sens du service. Très à l'aise dans la relation aux autres, vous aimez fluidifier les situations et savez prendre du recul. Vous souriez facilement et avez le sens de l'humour ! Vous êtes une personne impliquée, fiable, qui s'adapte vite et sait réagir dans l'urgence mais aussi se recentrer et se concentrer rapidement. L'ambiance chez APS Prévoyance est « cool » mais toujours pro. Évoluer au sein d'une famille au caractère bien trempé, mais dévouée et très professionnelle, sincèrement soucieuse du bien-être de ses salariés, vous attire. Enfin, vous êtes diplomate, polyvalent(e) proactif(ve) et pouvez passer sans sourciller d'une négociation avec un fournisseur à la préparation d'une réunion, en étant allé(e) acheter au passage les petits gâteaux qui manquaient pour le RDV qui suit ! Il est proposé : - Un poste d'ASSISTANT(E) de DIRECTION F/H - En CDI de 35h - Avec une rémunération d'environ 26/30keuros selon profil + ticket restaurant + chèque cadeau à différentes occasions (été ou Noël) + chèques CESU + une retraite supplémentaire (avec un Plan d'Epargne Retraite efficace) et une prévoyance santé prise à 100% par l'employeur. - Une intégration organisée, qui vous permettra de rencontrer tout le monde, prendre le poste en main progressivement, comprendre les missions de chacun grâce à un « vis ma vie » en début de parcours - Et surtout un formidable challenge, celui d'assister une direction jeune et ambitieuse, très orientée service clients, prête à faire bouger les lignes pour se développer et faire monter ses collaborateurs en compétence. Merci de postuler uniquement par notre site Internet www.florianmantione.com en cliquant sur le lien ci-dessous : « Répondre à cette offre d'emploi » Les candidatures adressées directement au client du Florian Mantione Institut nous sont systématiquement retransmises et engendrent un délai de traitement supplémentaire.