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Montpellier Business School recherche : Un(e) Assistant(e) Bachelor H/F FONCTION: Chercher, transcrire, présenter, organiser, exploiter et classer des informations liées au suivi administratif du service. Coordonner, garantir la réalisation d’une ou de plusieurs procédures administratives. Assurer le secrétariat administratif et pédagogique du programme. Apporter une expérience technique en rapport avec les activités du service. MISSIONS & ACTIVITES: Gestion administrative du Programme Bachelor : - Réaliser les tâches de secrétariat et de gestion administrative du programme Bachelor. - Chercher, transcrire, présenter, organiser, exploiter et classer des informations liées au suivi administratif du service. - Assurer la mise disposition permanente et adéquate du stock des fournitures du service dans le cadre d’un engagement budgétaire raisonné. - Superviser la reprographie (envoi, réception et vérification de la conformité des documents pédagogiques), Créer les bons de commande sur l’interface dédiée Web Engagement et Assurer le suivi des factures auprès du service comptabilité et vérifier la conformité avec les engagements. - Enregistrer les rendez-vous du Directeur, créer les ordres de missions sur Notilus. - Saisie et suivi des notes de frais diverses (étudiants ou Directeur du programme). - Collecter les informations nécessaires et enregistrer les demandes pour les Titres Restaurants. - Enregistrer les bons de commandes et assurer le suivi des factures relatives au fonctionnement du programme. - Organiser la mise en œuvre logistique de diverses réunions. - Appliquer et relayer les règles et directives de la politique pédagogique, des règlements pédagogiques et intérieurs du programme, les instructions et informations en interne et en externe (normes, référentiels et informations). Alerter le responsable du programme en cas de dysfonctionnement et préconiser des axes d’améliorations. Implémenter toutes les « innovations » pédagogiques mises en place au sein du programme Bachelor. - Élaborer les listes et les groupes d’élèves (UB) selon les matières, organiser la répartition des étudiants en groupes pour les cours de langue. Constituer des fichiers informatiques (montage des matrices de saisie de fichiers) Réaliser les opérations, enregistrer les étudiants sur l’interface Open Portal. Gestion opérationnelle du Programme Bachelor : - Élaborer diverses attestations pédagogiques et certificats. - Assurer l’accueil en front office des étudiants, les orienter. - Organiser la gestion des demandes de consultations de copies des étudiants (avec ou sans les enseignants) dans le strict respect des procédures institutionnelles de fonctionnement de Montpellier Business School. - Réceptionner et classer les justificatifs d’absence des élèves, les enregistrer sur HoroQuartz. - Mettre en œuvre au quotidien les processus d’amélioration continue du programme Bachelor et de ses composantes et impulser toute action d’optimisation dans le fonctionnement global du programme. - Vérifier le respect des procédures réglementaires dans l’administration journalière du programme (pédagogie, règlement intérieur, règlement des examens, processus AACSB et accréditations). - Organiser les conseils de discipline, envoyer les convocations et élaborer les comptes rendus. Communication, Promotion : - Participer à la préparation des concours et des salons (organisation de planning, logistique, mailing...). - Mettre en ligne des informations sur le progiciel dédié « Open Portal » étudiant, mettre à profit son expérience afin de conseiller la direction sur les supports de communication. - Contribuer au bon fonctionnement du Programme Bachelor avec tout autre programme et service de MBS, et proposer toute action d’optimisation du fonctionnement et de la communication. - Relayer informations et décisions du Directeur du Programme Bachelor auprès de tout interlocuteur, Service ou institution en son absence. - Rédiger des notes simples et transmettre toutes informations aux élèves et aux intervenants du programme Bachelor. - Promouvoir les valeurs de diversité, d’égalité des chances, d’ouverture, de responsabilité et de performances globales (économique, sociale, sociétale et environnementale). - Participer à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes du programme Bachelor ainsi qu’à la remise des prix de l’université australienne LTO ainsi que toute autre manifestation collaborative.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES: Niveau d'études et/ou expérience: BAC secrétariat, ou titre ou formation qualifiante jugé(e) équivalent(e), avec 5 à 7 ans d’expérience d’assistanat polyvalent. Une expérience dans l’environnement de l’enseignement serait un plus. Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques : Bonne pratique des techniques rédactionnelles. Maîtrise des fonctionnalités des outils bureautiques (Word, Excel, Access, Powerpoint). Bonne connaissance de l’internet, des réseaux sociaux sur le web. Connaissances comptables. Est garant(e) de son travail et de ses résultats, auto-contrôle. Organisation, rigueur administrative. Anticipation, réactivité. Esprit d’équipe. Sens du service client. Pratique de l’anglais. CLASSIFICATION REMUNERATION : Catégorie employé, niveau 3, échelon A, rattaché à l’emploi, Assistant de bureau qualifié et à la filière métier Personnel administratif et de service. 1550 euros brut / mois + 13ème mois +chèques de table+ avantages en vigueur au sein de Montpellier Business School. TEMPS DE TRAVAIL : CDI Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service. LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4.