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Assurer l’organisation opérationnelle des achats

Suivre les achats et faire les DA pour les achats du Département

·         Gérer les contacts fournisseurs

·         Saisir et suivre la base fournisseurs

·         Négocier avec les fournisseurs

·         Organiser des achats groupés pour les agences

·         Faire les DA, les suivre, faire valider au responsable sur Cegid

·         Assurer le lien avec le service comptable

·         Assurer les paiements internet (amazon, location VL courte durée)

·         Valider les factures propres aux achats

·         Suivi des dépenses cb

·         Assurer les achats de transports et véhicules

·         Assurer les achats de matériels centralisés pour le compte des agences et à l’international

 

Suivre les expéditions et livraisons des fournisseurs

·         Assurer les liens et relations avec les transporteurs (contrat, demande, suivi)

·         Assurer les liens avec colissimo, chronopost

·         Suivre les colis et lien avec les agences sur la réception et le renvoi

 

Proposer et participer à la rédaction des procédures achats et SG

·         Etablir et suivre les procédures d’achats :

·         Achats généraux,

·         Demandes d’achats,

·         Véhicules,

·         Matériels,

·         Fonction support achat à l’international

 

Assurer et coordonner l’ensemble des service généraux destinés aux locaux et aux moyens de l’entreprise

Assurer la gestion du parc de véhicules de Biotope SAS

·         Structurer l’archivage de l’ensemble des contrats dont la partie numérique sur iovision

·         Recueillir les besoins dans le cadre des budgets et des forecasts des unités opérationnelles

·         Organiser la mise en concurrence et accompagner la direction dans ses choix d’achat

·         Faire le suivi du parc de voitures de l’achat à la vente en passant par les phases d’entretien

·         Assurer le reporting aux chefs de service concernés et compléter les indicateurs pour le CODIR

·         Gérer le parc de voiture de l’équipe

·         Gérer les PV et la politique de sécurité des véhicules

·         Gérer les contrats d’assurances des Véhicules

·         Suivre les réparations de véhicules

 

Gestion des locaux

·         Garantir le suivi de la sécurité des locaux (relation avec les entreprises spécialisées pour le contrôle des extincteurs, contrôle du dispositif électrique)

·         Coordonner la négociation des contrats et baux,

·         Gérer les contrats de ménage dans tous les locaux et de manière génréale tout ce qui a trait aux locaux.

·         Gérer les contrats avec la Poste et les société de courrier…

·         Assurer la gestion du parc immobilier de Biotope SAS

·         Structurer l’archivage de l’ensemble des contrats dont la partie numérique sur iovision

·         Accompagner les responsables de sites dans leur démarche de changement de locaux, de travaux de rénovation et d’interaction avec les bailleurs

·         Assurer le suivi des aspects juridiques, sécurité et santé en lien avec le pôle QSE et le responsable juridique

·         Assurer le reporting aux chefs de service concernés et compléter les indicateurs pour le CODIR

 

Gestion des déplacements de la direction

Assurer et suivre les commandes de transport des directeurs, logements et organisation ( hôtels, transports, véhicules de location..)

 

Faciliter l’organisation de la DAF et être l’interface avec les assistantes administratives régionales

·         Assurer divers travaux sur tableur ou Word pour le compte du DAF ou de la DG,

·         Vérifier en agence le bon état des véhicules, assurer la formation des assistantes sur les achats

·         Assurer ou suivre le classement de tous les documents d’achats et des SG

Référence de l'offre : dihyj9j2bm

Pour répondre à ce poste, nous recherchons un profil enthousiaste, ayant le sens de la communication et un esprit d'équipe. Sa réactivité ainsi que sa communication seront ses atouts principaux. Il est préférable d'avoir un BTS gestion PME PMI (assistante de gestion, commercial) ou un BTS assistante de direction-BTS comptabilité.

Le process du recrutement :

Un premier entretien aura lieu chez Potentiel Humain, qui recrute pour ce client et un second entretien aura lieu directement chez le client.