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1. Gestion administrative des projets

• Préparer, suivre et archiver les documents contractuels liés aux affaires (contrats, avenants, bons de commande, factures).
• Maintenir à jour les bases de données documentaires (ex. : GED, outils internes).
• Suivre les indicateurs de performance et rédiger des tableaux de bord pour le suivi des projets.

2. Coordination avec les parties prenantes

• Gérer les échanges administratifs avec les maîtrises d'œuvre, co-traitants, sous-traitants et prestataires.
• Organiser et suivre les demandes administratives pour les interventions sur chantier (accès, habilitations, autorisations).
• Assurer le relais des informations entre le Responsable de Projet, les Chargés d'Affaires et les parties externes.

3. Gestion des démarches qualité et conformité

• Veiller à la conformité des dossiers administratifs (contrôles qualité, certifications, audits internes).
• Vérifier et suivre les documents techniques et réglementaires nécessaires (attestations, rapports de tests, etc.)

4. Logistique et organisation

• Assurer la gestion des plannings des réunions de chantier, comités de pilotage et points d'avancement.
• Préparer les salles et les supports pour les réunions (ordre du jour, présentations, compte-rendu).

5. Support opérationnel et communication

• Rédiger des courriers, notes de service et comptes-rendus de réunions.
• Assurer un rôle de soutien auprès des Chargés d'Affaires et Conducteurs de Travaux.
• Participer au suivi budgétaire des projets : vérification des factures.
• Gérer les appels et courriels, en priorisant les urgences et en relayant les demandes importantes.

Votre profil

• Diplômé(e) en secrétariat ou gestion administrative, vous justifiez d'une expérience réussie à un poste similaire, idéalement dans le domaine du génie électrique, BTP ou ingénierie.
• Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se), et disposez d'un excellent sens de la communication.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et avez une bonne capacité à gérer les priorités.
• Une expérience en gestion des marchés publics ou privés est un plus.