Assistant administratif et projets - Vaucluse
Fonction : Administration (secrétaire, documentaliste, traducteur)
Entreprise : Florian Mantione Institut RH
Lieu de travail : Avignon
Type de contrat : CDI
Référence : ELR/270826/53
Graphito est une agence de conseil et communication spécialisée en prévention et sécurité au travail.
Elle a été créée il y a 27 ans à partir du constat, que la sécurité en entreprise devenait de plus en plus un sujet majeur, mais qu'elle était souvent mal comprise, mal transmise, et davantage raccrochée à des textes et des normes qu'à des pratiques utiles, efficaces, qui apportent du bien-être et peuvent même sauver des vies !
La finalité est noble. Pour Graphito, le style doit être positif et ludique, la pédagogie foncièrement interactive : le ton est donné et l'expertise du fondateur, combiné à des collaborations et recrutements pertinents, permettent de construire une équipe experte, solide et motivée, regroupant des chargés de projets, des graphistes, des commerciaux, des développeurs, des formateurs...
Plus de 50 personnes gravitent aujourd'hui autour de Graphito, pour répondre au niveau national, au besoin des grands groupes, et les aider dans leur réflexion, leur stratégie puis l'application de règles et habitudes à prendre, concernant ces problématiques de santé et sécurité au travail. L'agence a une taille qui lui permet de rester agile et adaptable à tous les cas de figures soulevés par ses clients et d'avoir une rapidité de proposition déterminante dans les dossiers.
Actuellement leader national sur son marché, Graphito bénéficie d'une excellente notoriété, qui perdure dans le temps.
Le bouche à oreille est d'ailleurs un gros pourvoyeur de nouveaux clients : et ça, c'est un signe qui ne trompe pas !
Pour mieux connaître l'entreprise :
https://graphito-prevention.fr/
Chez Graphito, pour protéger les hommes, il n'y a pas d'à peu près. L'agence offre un panel très large de formations, prestations de conseils, événements ou outils plus concrets (signalétique, affiches, webinars ciblés...) qui participent efficacement à une vraie transmission des bonnes pratiques.
Naturellement, pour réaliser tous ces projets au niveau de qualité souhaité, l'entreprise a besoin d'une équipe mobilisée et au complet.
Ainsi aujourd'hui, Graphito cherche, sur son siège d'Avignon (84) son nouveau
ASSISTANT ADMINISTRATIF et PROJETS (F/H).
ASSISTANT ADMINISTRATIF et PROJETS (F/H)
Rattaché(e) directement à la Directrice Générale de la structure (et en lien avec les formateurs, les commerciaux et les clients), il/elle aura comme objectifs principaux de planifier et organiser la logistique des formations et en garantir le bon déroulement, de gérer l'intégralité des dossiers au niveau administratif et comptable et d'aider à la conception et la mise en forme des supports.
Le poste est sédentaire.
Les missions (non limitatives) sont plus précisément les suivantes :
Au niveau administratif et gestion des projets :
- planifier les formations et ateliers pour l'équipe d'animateurs et de formateurs
- établir (via un ERP) les conventions, les convocations puis les certificats de réalisation
- assurer le niveau de qualité attendu en respectant les objectifs Qualiopi
- finaliser les dossiers de formation en terme de classement, archivage et relances clients
- préparer toute la logistique des interventions: suivi du matériel d'animation, et coordination avec les formateurs
- aider à la conception et réaliser la mise en forme des supports (avec PowerPoint ou tout autre type de document pédagogique)
Au niveau comptabilité :
- émettre les bons de commandes
- éditer la facturation
- suivre le règlement des clients et procéder au recouvrement quand nécessaire
- vérifier et valider les notes de frais des formateurs
Au niveau back office commercial :
- répondre aux demandes d'information diverses de la part des clients
- établir les devis
- fidéliser les clients par un suivi administratif rigoureux
Rattaché(e) directement à la Directrice Générale de la structure (et en lien avec les formateurs, les commerciaux et les clients), il/elle aura comme objectifs principaux de planifier et organiser la logistique des formations et en garantir le bon déroulement, de gérer l'intégralité des dossiers au niveau administratif et comptable et d'aider à la conception et la mise en forme des supports.
Le poste est sédentaire.
Les missions (non limitatives) sont plus précisément les suivantes :
Au niveau administratif et gestion des projets :
- planifier les formations et ateliers pour l'équipe d'animateurs et de formateurs
- établir (via un ERP) les conventions, les convocations puis les certificats de réalisation
- assurer le niveau de qualité attendu en respectant les objectifs Qualiopi
- finaliser les dossiers de formation en terme de classement, archivage et relances clients
- préparer toute la logistique des interventions: suivi du matériel d'animation, et coordination avec les formateurs
- aider à la conception et réaliser la mise en forme des supports (avec PowerPoint ou tout autre type de document pédagogique)
Au niveau comptabilité :
- émettre les bons de commandes
- éditer la facturation
- suivre le règlement des clients et procéder au recouvrement quand nécessaire
- vérifier et valider les notes de frais des formateurs
Au niveau back office commercial :
- répondre aux demandes d'information diverses de la part des clients
- établir les devis
- fidéliser les clients par un suivi administratif rigoureux
De formation administrative et commerciale (type BTS)... ou pas (!), vous avez surtout une appétence pour les postes polyvalents et de soutien aux équipes et une 1ère expérience d'au moins 2 ans, qui corresponde aux missions évoquées.
Avoir travaillé dans un contexte B to B est souhaitable et si vous connaissez l'univers de la formation (avec ses contraintes et ses réglementations) et/ou l'univers de la prévention des risques et de la sécurité au travail, c'est encore mieux.
Vous devez en tout cas avoir une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et vous devrez le prouver.
La polyvalence est un point fort du poste : il impose sens de l'organisation, gestion des priorités, rigueur, minutie et parfaite fiabilité... toutes ces qualités que l'on cherchera chez vous.
Vous aimez les imprévus et savez y faire face posément et avec efficacité. Si vous savez gérer des plannings parfois un peu compliqués, avec de nombreuses contraintes externes, (et si vous aimez le jeu de Tetris), c'est un atout !
Vous avez un relationnel facile, positif et avant tout, l'esprit collectif. Vous disposez également d'excellentes qualités de communication (orales et écrites) et n'avez aucun souci à jongler entre de multiples interlocuteurs d'environnements et de niveaux très différents.
Enfin, on attend un( e) champion(ne) du service client , réactif(ve), à l'écoute et qui se régale à tout mettre en place pour répondre aux attentes des clients... et des collègues !
Il est proposé :
- le TITRE DE POSTE d'ASSISTANT ADMINISTRATIF et PROJETS (F/H),
- un contrat (CDI-35h),
- une rémunération entre 23 et 26keuros selon votre expérience,
-une intégration progressive et personnalisée (dont 1 jour d'immersion avant signature du contrat),
- un intéressement (équivalent d'un 13ème mois ces dernières années), des repas et événements tout au long de l'année pour passer du bon temps ensemble et resserrer les liens...,
- et surtout un véritable challenge : celui de participer au développement d'une PME reconnue et réputée, au sein d'une équipe motivée, qui vous offre l'opportunité de travailler sur un joli sujet avec de multiples projets, qui vous permettront de ne jamais vous ennuyer !
Avoir travaillé dans un contexte B to B est souhaitable et si vous connaissez l'univers de la formation (avec ses contraintes et ses réglementations) et/ou l'univers de la prévention des risques et de la sécurité au travail, c'est encore mieux.
Vous devez en tout cas avoir une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et vous devrez le prouver.
La polyvalence est un point fort du poste : il impose sens de l'organisation, gestion des priorités, rigueur, minutie et parfaite fiabilité... toutes ces qualités que l'on cherchera chez vous.
Vous aimez les imprévus et savez y faire face posément et avec efficacité. Si vous savez gérer des plannings parfois un peu compliqués, avec de nombreuses contraintes externes, (et si vous aimez le jeu de Tetris), c'est un atout !
Vous avez un relationnel facile, positif et avant tout, l'esprit collectif. Vous disposez également d'excellentes qualités de communication (orales et écrites) et n'avez aucun souci à jongler entre de multiples interlocuteurs d'environnements et de niveaux très différents.
Enfin, on attend un( e) champion(ne) du service client , réactif(ve), à l'écoute et qui se régale à tout mettre en place pour répondre aux attentes des clients... et des collègues !
Il est proposé :
- le TITRE DE POSTE d'ASSISTANT ADMINISTRATIF et PROJETS (F/H),
- un contrat (CDI-35h),
- une rémunération entre 23 et 26keuros selon votre expérience,
-une intégration progressive et personnalisée (dont 1 jour d'immersion avant signature du contrat),
- un intéressement (équivalent d'un 13ème mois ces dernières années), des repas et événements tout au long de l'année pour passer du bon temps ensemble et resserrer les liens...,
- et surtout un véritable challenge : celui de participer au développement d'une PME reconnue et réputée, au sein d'une équipe motivée, qui vous offre l'opportunité de travailler sur un joli sujet avec de multiples projets, qui vous permettront de ne jamais vous ennuyer !
Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société Florian Mantione Institut RH.
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- Ingénieur de projet équipements traitement des eaux F/H
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