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Date limite de candidature : 03 août 2022

DESCRIPTION DU POSTE

Missions du métier :

• Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

Missions du poste :

• Sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial PMI,
• Membre de l'équipe médico-sociale de PMI,
• Participe à la mise en oeuvre de la politique départementale en matière médico-sociale
• Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en oeuvre et à son évaluation collective
• Assiste le RTPMI et le(s) RTPMI Adjoint(s) et/ou les équipes médico-sociales dans leur périmètre d'intervention
• Assure un accueil de qualité et la continuité du service public en lien étroit avec les assistants administratifs des RTS, STS, STEF et DMDS
• Est l'interlocuteur administratif de la direction de la PMI

Activités métier

• Assiste l'activité de l'équipe
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assure la gestion du courrier
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
• Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
• Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

Activités poste

• Est soumis au secret médical du fait de sa fonction de secrétariat d'une équipe médicale.
• Assure la continuité de l'accueil du public et à ce titre accueille ponctuellement, informe et oriente les usagers et les partenaires
• Assure la gestion du courrier et des boites mail génériques du STPMI
• Assure la gestion des agendas, prise de messages, RDV, gestion RH pour le RTPMI et le(s) RTPMI-adjoint(s)
• Alimente les tableaux de bord d'activités dont les données DREES et les requêtes BO (bilans d'activités...)
• Assure le suivi des actions collectives, des conventions et du réseau des partenaires
• Assure l'organisation des réunions du STPMI (pôle santé, métiers, partenariales...) : rédaction ordre du jour, compte rendus, suivi des décisions, réservation de salles...
• Organise l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires du STPMI et leur ouverture/fermeture des droits informatiques
• Diffuse, recense et gère les inscriptions en formation des agents du STPMI
• Gère le planning de présence et congés de l'équipe du STPMI et effectue le suivi des absences : gestion Chronos/anomalies, CA, AT, gestion des frais de déplacement Ulysse, échanges par Elise (arrêts de travail, courrier...)
• Assure les commandes et la gestion des vaccins, celle des fournitures médicales, imprimés, jouets, dans le respect des budgets alloués
• Suit la gestion des locaux PMI en lien avec le chef d'établissement et le service des bâtiments
• Assure le suivi administratif des demandes de TISF pour l'équipe PMI et ASI, des demandes d'appui parental et les échéances des dossiers adultes vulnérables.
• Assiste le RTPMI dans l'élaboration et le suivi du DUERP
• Organise la campagne des entretiens professionnels et annuels
• Participe à l'élaboration d'outil de communication (Démarche Qualité)
• Veille sur le plan matériel à l'organisation de l'ensemble des consultations planification, prénatales et infantiles et aux permanences de puericultures.

Connaissances

• Classement et archivage
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Organisation et fonctionnement du Département
• Qualité : démarche, méthodes, outils

Connaissances poste

• Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
• Offre socio éducative locale
• Secteur médico social
• Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
• Dispositif(s) du domaine d'intervention
• Données du territoire d'intervention

Savoir-faire

• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Utiliser les logiciels de bureautique
• Respecter la charte graphique
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention

Savoir-faire poste

• Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
• Appliquer la réglementation
• Tenir des tableaux de bord
• Répondre aux besoins des usagers
• Appliquer les procédures qualité
• Transmettre l'information
• Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Savoirs comportementaux

• Adaptation
• Communication
• Confidentialité
• Disponibilité
• Organisation
• Rigueur

Savoirs comportementaux poste

• Esprit d'équipe

Périmètres transversaux

• Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
• Poste inscrit dans un périmètre projet : NON

Autres informations sur le poste

Chiffres clés

• Gestion d'un budget :NON
• Montant du budget géré : 0,00
• Encadrement d'équipe : NON
• Nombre d'agents encadrés : 0

Contraintes horaires du poste

• Disponibilité concernant les horaires : NON
• Type de contrainte horaire :Poste à temps complet
• Précision en cas d'horaire spécifique/particulier : Aucune

Contraintes du poste

Identification de la contrainte

• Travail au contact du public (CT03)
• Travail sur écran (CT20)
• Soumis au secret médical
• Peut être amené à se déplacer ponctuellement sur les autres sites du STPMI

Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.

Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement , Hôtel du Département, Mas d'Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.