Assistant administratif stpmi h/f (réf: 973) - Hérault

Fonction : Secrétariat

Entreprise : CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'HERAULT

Localisation : Hérault (34)

Lieu de travail : Clermont-l'Hérault

Référence : ELR/220722/59

L'entreprise

DGA Solidarités Départementales

Pôle action sociale enfance famille

Direction de la protection maternelle et infantile

STPMI

Catégorie B

Filière : Administrative

Type de contrat : Par voie statutaire

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux

Lieu : CLERMONT HLT MDS COEUR HERAULT PIC

Le poste

Date limite de candidature : 03 août 2022

DESCRIPTION DU POSTE

Missions du métier :

  • Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

 

Missions du poste :

  • Sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial PMI,
  • Membre de l'équipe médico-sociale de PMI,
  • Participe à la mise en oeuvre de la politique départementale en matière médico-sociale
  • Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en oeuvre et à son évaluation collective
  • Assiste le RTPMI et le(s) RTPMI Adjoint(s) et/ou les équipes médico-sociales dans leur périmètre d'intervention
  • Assure un accueil de qualité et la continuité du service public en lien étroit avec les assistants administratifs des RTS, STS, STEF et DMDS
  • Est l'interlocuteur administratif de la direction de la PMI

 

Activités métier

  • Assiste l'activité de l'équipe
  • Assure la gestion des fournitures de bureau
  • Assure la gestion du courrier
  • Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
  • Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
  • Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
  • Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
  • Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
  • Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

 

Activités poste

  • Est soumis au secret médical du fait de sa fonction de secrétariat d'une équipe médicale.
  • Assure la continuité de l'accueil du public et à ce titre accueille ponctuellement, informe et oriente les usagers et les partenaires
  • Assure la gestion du courrier et des boites mail génériques du STPMI
  • Assure la gestion des agendas, prise de messages, RDV, gestion RH pour le RTPMI et le(s) RTPMI-adjoint(s)
  • Alimente les tableaux de bord d'activités dont les données DREES et les requêtes BO (bilans d'activités...)
  • Assure le suivi des actions collectives, des conventions et du réseau des partenaires
  • Assure l'organisation des réunions du STPMI (pôle santé, métiers, partenariales...) : rédaction ordre du jour, compte rendus, suivi des décisions, réservation de salles...
  • Organise l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires du STPMI et leur ouverture/fermeture des droits informatiques
  • Diffuse, recense et gère les inscriptions en formation des agents du STPMI
  • Gère le planning de présence et congés de l'équipe du STPMI et effectue le suivi des absences : gestion Chronos/anomalies, CA, AT, gestion des frais de déplacement Ulysse, échanges par Elise (arrêts de travail, courrier...)
  • Assure les commandes et la gestion des vaccins, celle des fournitures médicales, imprimés, jouets, dans le respect des budgets alloués
  • Suit la gestion des locaux PMI en lien avec le chef d'établissement et le service des bâtiments
  • Assure le suivi administratif des demandes de TISF pour l'équipe PMI et ASI, des demandes d'appui parental et les échéances des dossiers adultes vulnérables.
  • Assiste le RTPMI dans l'élaboration et le suivi du DUERP
  • Organise la campagne des entretiens professionnels et annuels
  • Participe à l'élaboration d'outil de communication (Démarche Qualité)
  • Veille sur le plan matériel à l'organisation de l'ensemble des consultations planification, prénatales et infantiles et aux permanences de puericultures.

 

Le candidat

Connaissances

  • Classement et archivage
  • Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
  • Technique(s) du domaine d'intervention
  • Organisation et fonctionnement du Département
  • Qualité : démarche, méthodes, outils

 

Connaissances poste

  • Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
  • Offre socio éducative locale
  • Secteur médico social
  • Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
  • Dispositif(s) du domaine d'intervention
  • Données du territoire d'intervention

 

Savoir-faire

  • Constituer et suivre des dossiers administratifs
  • Utiliser les logiciels de bureautique
  • Respecter la charte graphique
  • Utiliser les techniques du domaine d'intervention

 

Savoir-faire poste

  • Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
  • Appliquer la réglementation
  • Tenir des tableaux de bord
  • Répondre aux besoins des usagers
  • Appliquer les procédures qualité
  • Transmettre l'information
  • Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

 

Savoirs comportementaux

  • Adaptation
  • Communication
  • Confidentialité
  • Disponibilité
  • Organisation
  • Rigueur

 

Savoirs comportementaux poste

  • Esprit d'équipe

 

Périmètres transversaux

  • Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
  • Poste inscrit dans un périmètre projet : NON

 

Autres informations sur le poste

Chiffres clés

  • Gestion d'un budget :NON
  • Montant du budget géré : 0,00
  • Encadrement d'équipe : NON
  • Nombre d'agents encadrés : 0

 

Contraintes horaires du poste

  • Disponibilité concernant les horaires : NON
  • Type de contrainte horaire :Poste à temps complet
  • Précision en cas d'horaire spécifique/particulier : Aucune

 

Contraintes du poste

Identification de la contrainte

  • Travail au contact du public (CT03)
  • Travail sur écran (CT20)
  • Soumis au secret médical
  • Peut être amené à se déplacer ponctuellement sur les autres sites du STPMI

 

Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.

Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement , Hôtel du Département, Mas d'Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.


Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'HERAULT.