Trouver un emploi en Occitanie

En tant que membre essentiel de notre équipe, vous collaborerez étroitement avec le département commercial et apporterez un soutien indispensable à l'équipe.

 Votre mission centrale consiste à optimiser les fonctions des conseillers en formation en facilitant leur travail.

Missions :

Sur le plan administratif

• Accueil physique et téléphonique des clients, stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs (entreprises…)
• Réaliser la facturation des prestations de formation
• Contribuer au recouvrement/relance des factures : effectuer des relances mails et/ou téléphoniques concernant la facturation client,
• Assurer la numérisation des documents administratifs (factures, attestations de présence, accords de prise en charge…)
• Gérer le courrier
• Envoyer aux clients, les documents administratifs relatifs à la prestation de formation,
• Venir en appui auprès du service commercial dans l’établissement des conventions de formation, des plannings et programmes de formation

Sur le plan commercial

• Prise en charge du standard téléphonique de l’organisme : répondre aux appels client, Savoir donner les 1ers renseignements aux clients, traiter leurs demandes ou renvoyer vers les collaborateurs concernés,
• Créer et mettre à jour des fiches clients et formateurs,
• Saisie de devis
• Relance des devis,
• Gestion des inscriptions en Inter/entreprises ou Intra
• Gestion des demandes entrantes CPF du devis à la facturation.
• Aide à la recherche de profil de formateur.

Ton profil :

Titulaire d’un bac à bac+2, tu as idéalement déjà travaillé au sein d'un organisme de formation ou d'un OPCO ou d'une start-up.

Tu as un excellent relationnel, tu es opiniâtre, dynamique et ambitieux comme nous. Tu aimes relever des défis et évoluer dans un environnement en mouvement, celui-ci, d'ailleurs, te stimule.

Maîtrise du Pack Office

Veuillez noter que le centre sera fermé pendant 3 semaines en août ainsi qu'entre Noël et le jour de l'An.

Points clés à retenir :

• Approche commerciale B to B (principalement par téléphone, peu ou pas de déplacements - e-mails, forums ou autres démarches proactives) avec une part réduite de CPF (1 à 2 % du public - la majorité étant constituée d'entreprises ou de collectivités).
• Suivi administratif des prestations de formation.
• Gestion, coordination, organisation et logistique des sessions de formation.
• Gestion des imprévus (absences, retards, modifications).
• Suivi du processus et facturation légère.
• Assistance aux conseillers sur leurs dossiers.
• Accueil et renseignement des différents interlocuteurs.
• Attitude positive, bienveillance et empathie requises.

Prime Semestrielle selon l'investissement

Cheque Vacances

Mutuelle

En tant qu'Assistant administratif et commercial parfait, tu es une personne hautement organisée, fiable et polyvalente. Tu dois être capable de gérer diverses tâches administratives et commerciales avec précision et diligence.

Tu dois posséder de solides compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, afin de pouvoir interagir efficacement avec les clients, les formateurs et les autres employés du centre de formation.

Tu dois également être à l'aise avec la technologie et être capable d'utiliser rapidement des logiciels couramment utilisés dans le traitement de texte, les tableurs et les systèmes de gestion de bases de données.

Toi, l'assistant administratif et commercial parfait, tu dois être autonome et capable de prendre des initiatives. Tu dois être capable de résoudre des problèmes et de prendre des décisions éclairées lorsque cela est nécessaire.

La gestion du temps et des priorités est également essentielle pour toi, car tu dois être capable de jongler avec plusieurs tâches et de respecter les délais.

Enfin, un excellent service client est essentiel pour toi. Tu dois être aimable, poli et attentif aux besoins des clients, en offrant un soutien impeccable et en veillant à leur satisfaction.

En résumé, toi, notre futur(e), l'assistant(e) administratif(ve) et commercial , tu es organisé, polyvalent, compétent en communication, technologiquement compétent, autonome, capable de gérer ton temps efficacement et offrant un excellent service client.

Si vous êtes passionné(e) par la formation professionnelle et que vous possédez les compétences requises pour ce poste, nous serions ravis de recevoir votre candidature.