Assistant(e) technique administration (h/f) - Narbonne

Fonction : Administration (secrétaire, documentaliste, traducteur)

Entreprise : BTP CFA OCCITANIE - Site de Lézignan Corbières

Localisation : Narbonne (11)

Lieu de travail : Lézignan-corbières

Type de contrat : CDI

Durée de travail : 36 heures

Niveau de formation : BEP

Expérience : 2 à 5 ans

Référence : ELR/220622/59

L'entreprise

BTP CFA OCCITANIE est une association loi 1901 à gouvernance paritaire qui a pour mission de former des salariés en alternance (apprentis et salariés de la formation continue) du CAP au BTS dans tous les métiers du BTP.
Notre organisme de formation est composé de 5 CFA basés sur les sites de Montpellier, Perpignan, Mejannes-les-Alès, Lezignan et Toulouse (et son annexe de Muret). Le siège de l’association est situé à Montpellier.
Nous sommes 300 collaborateurs et nous formons environ 3600 apprentis sur la région Occitanie.

Le poste
Assistant(e) Technique Administration

Prise de poste: dès que possible

Assistant/ Assistante technique
Spécialité : Administration

POSTE OCCUPE EN CFA
Position dans la structure : Sous l’autorité du Directeur du CFA


Mission générale :

Est en soutien du travail des autres collaborateurs (SG, RGC, RRH, Directeur,...) et facilite ainsi la réalisation de leurs missions. Pour cela, il/elle assure, dans sa spécialité, une prise en charge des dossiers qui lui sont confié(e)s. De plus, assure la logistique des événements dont l'organisation lui est confiée. En contact avec les interlocuteurs de la structure, participe pleinement à son rayonnement et à la communication interne.

1- Domaine Activité : Organisation, Gestion et circulation de l’information

- Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés.
- En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes.
- Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation.
- Effectue et organise le classement.
- Vérifie la réalisation des actions à mener, effectue les relances nécessaires.
- Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés au sein de l’établissement.
- Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : Prépare l’ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus.
- Suit, le cas échéant, l’agenda de son responsable hiérarchique, gère ses prises de rendez-vous et organise ses déplacements.

Finalité : Assurer la circulation de l’information, la gestion du courrier et des dossiers, ainsi que la documentation

2-Domaine Activité : Organisation administrative et logistique

- Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements…
- Gère le courrier de son responsable hiérarchique et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse.
- Assure l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure.
- Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en œuvre et respect.
- Participe au suivi des conventions, contrats d’apprentissage, prestations et subventions.
- Assure les commandes et la mise à disposition des petits équipements et fournitures de bureau dans le respect des budgets et procédures en vigueur.
- Participe à un ou plusieurs processus liés à l’activité de sa structure : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées.
- Élabore des tableaux de bord de suivi, des échéanciers, des états statistiques.

Finalité : Contribuer au respect des règles et procédures administratives et à l'adaptation des moyens.


3-Domaine Activité : Information et communication externe / Développement et promotion

- Contribue aux actions d’information et de communication de l’Association
- Participe au développement des bonnes pratiques et à leur mutualisation au niveau régional et au sein du réseau BTP CFA
- Contribue à toute action de développement et de promotion.

Finalité : Assurer le rayonnement de l'apprentissage, des métiers et de la structure au sein de son environnement
Le candidat
Rémunération mensuelle brute entre 1700 et 1850 euros
Rémunération sur 12,8 mois
Mutuelle d'entreprise prise en charge à 60% par l'employeur
Epargne salariale


Être titulaire d'un diplôme de niveau III avec spécialisation dans le domaine confié
- Expérience d’au moins 5 ans dans la fonction, notamment en PME
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels
- Connaissance du domaine de l’apprentissage et des contrats d’apprentissage
- Excellentes capacités de communication et de dialogue – empathie
- Rigueur, discrétion
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Autonomie et capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier et à gérer les priorités et imprévus


Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société BTP CFA OCCITANIE - Site de Lézignan Corbières.