Office manager - Haute-Garonne
Fonction : Secrétariat
Entreprise : Florian Mantione Institut RH
Localisation : Haute-Garonne (31)
Lieu de travail : Toulouse
Type de contrat : CDI
Référence : ELR/020626/55
L'association Habitat Social en Occitanie représente, à tous les échelons de représentation, les intérêts collectifs de l'ensemble de ses adhérents et du mouvement HLM, sur le plan régional auprès de l'État, des collectivités locales ou de tout autre partenaire.
Structure d'animation professionnelle et de représentation du mouvement HLM à l'échelle régionale et locale, elle exerce une fonction complémentaire :
- d'animation de l'inter-organisme territorial
- d'information et de communication au niveau régional et local
- de capitalisation et de production des connaissances et données
Dans le cadre d'un départ à la retraite, l'association recrute à TOULOUSE (31) un poste de :
OFFICE MANAGER (F/H).
OFFICE MANAGER F/H
En lien étroit avec la directrice, vous êtes un réel appui dans la préparation et le suivi des instances de gouvernance de l'Association Régionale. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de premier niveau et en relation avec l'écosystème du mouvement Hlm (FNAR, USH, Fédérations, ...), afin d'assurer la bonne articulation entre l'Association et son environnement professionnel, et l'organisation de vos missions en secrétariat général et gestion des moyens généraux.
Préparation et suivi des instances de gouvernance :
- Planifier, préparer et organiser les différentes instances de gouvernance des différentes associations inter-organismes (invitations, réservations de salle, ...)
- Rédiger les comptes rendus et délibérations
Secrétariat général et gestion administrative :
- Assurer le secrétariat du binôme de direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'implantation de rattachement
- Travailler en binôme avec l'Assistante administrative et le cas échéant assurer son remplacement
- Assurer la gestion du courrier entrant et sa diffusion
- Assurer l'organisation opérationnelle des réunions de travail territoriales et thématiques en appui des Référent(e)s
- Assurer la logistique des différents évènements de l'Association Régionale (réservation de salle, accueil etc.)
- Gérer et suivre les commandes de moyens généraux dans le respect du budget affecté
- Être l'interlocuteur privilégié du bailleur / syndic de copropriété de l'implantation de rattachement
Contribution à la vie de l'Association Régionale :
- Favoriser le partage d'information au sein de l'Association Régionale
- Participer aux réunions internes visant à favoriser la transversalité de l'Association Régionale
En lien étroit avec la directrice, vous êtes un réel appui dans la préparation et le suivi des instances de gouvernance de l'Association Régionale. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de premier niveau et en relation avec l'écosystème du mouvement Hlm (FNAR, USH, Fédérations, ...), afin d'assurer la bonne articulation entre l'Association et son environnement professionnel, et l'organisation de vos missions en secrétariat général et gestion des moyens généraux.
Préparation et suivi des instances de gouvernance :
- Planifier, préparer et organiser les différentes instances de gouvernance des différentes associations inter-organismes (invitations, réservations de salle, ...)
- Rédiger les comptes rendus et délibérations
Secrétariat général et gestion administrative :
- Assurer le secrétariat du binôme de direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'implantation de rattachement
- Travailler en binôme avec l'Assistante administrative et le cas échéant assurer son remplacement
- Assurer la gestion du courrier entrant et sa diffusion
- Assurer l'organisation opérationnelle des réunions de travail territoriales et thématiques en appui des Référent(e)s
- Assurer la logistique des différents évènements de l'Association Régionale (réservation de salle, accueil etc.)
- Gérer et suivre les commandes de moyens généraux dans le respect du budget affecté
- Être l'interlocuteur privilégié du bailleur / syndic de copropriété de l'implantation de rattachement
Contribution à la vie de l'Association Régionale :
- Favoriser le partage d'information au sein de l'Association Régionale
- Participer aux réunions internes visant à favoriser la transversalité de l'Association Régionale
De formation supérieure BTS assistant de manager ou assistant de direction, vous maîtrisez les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, boite mail ...) et des outils collaboratifs (SharePoint, Teams,...), avec à la fois de la rigueur, un très bon relationnel et le sens du collectif.
Vous êtes en lien avec les administrateurs et l'ensemble des collaborateurs (chargés de mission, assistante administrative, chargé de communication, directeur adjoint et directrice) : votre capacité à comprendre les rôles, l'organisation, les besoins et les contraintes, sera un véritable atout pour assurer vos missions avec une fine compréhension des enjeux et du contexte global de l'association régionale.
Vos qualités :
- Organisation et autonomie
- Qualité et Exigence
- Bonne expression orale et écrite
- Sens de l'accueil et du service
- Loyauté et transparence
- Devoir de confidentialité
Vous êtes en lien avec les administrateurs et l'ensemble des collaborateurs (chargés de mission, assistante administrative, chargé de communication, directeur adjoint et directrice) : votre capacité à comprendre les rôles, l'organisation, les besoins et les contraintes, sera un véritable atout pour assurer vos missions avec une fine compréhension des enjeux et du contexte global de l'association régionale.
Vos qualités :
- Organisation et autonomie
- Qualité et Exigence
- Bonne expression orale et écrite
- Sens de l'accueil et du service
- Loyauté et transparence
- Devoir de confidentialité
Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société Florian Mantione Institut RH.
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