Office manager f/h - Paris
Fonction : Direction services administratifs
Entreprise : Florian Mantione Institut RH
Lieu de travail : Paris
Type de contrat : CDI
Référence : ELR/211026/69
Agence de communication pluri-média inscrite dans le paysage institutionnel, elle cultive une forte culture éditoriale et de conseil.
Elle couvre les domaines d'expertise suivants :
- La Presse professionnelle : Métier historique de l'agence.
- Le Conseil en communication : Accompagnement global pour des projets créatifs et responsables.
- La Communication digitale : Solutions innovantes et gestion de l'influence sur les réseaux sociaux.
Il s'agit d'une structure à taille humaine cultivant les valeurs de solidarité, professionnalisme et travail en équipe.
Afin d'optimiser le fonctionnement interne de l'agence ainsi que celui de sa gouvernance, elle recrute :
OFFICE MANAGER F/H
pour son siège situé à Paris Paris 75 "Rive Gauche".
OFFICE MANAGER F/H
Assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'ensemble des activités de l'agence tout en collaborant étroitement avec la direction, le studio de création, la rédaction et les services généraux.
En lien direct avec la Direction, vos responsabilités s'articulent autour sont les suivantes :
Gouvernance et Secrétariat de Direction
— Organisation logistique et administrative des instances décisionnelles (réunions de bureau, comités, assemblées).
— Prise de notes, élaboration des compte-rendus officiels et prise en charge de l'accueil des membres du conseil.
— Suivi d'activité et transmission de bilans synthétiques à la direction générale.
Services Généraux et Support Administratif
— Standard téléphonique et accueil des interlocuteurs externes (prestataires, partenaires, clients).
— Traitement du courrier entrant/sortant et approvisionnement en fournitures et équipements.
— Élaboration et logistique des événements corporate (séminaires, réunions réseau à Paris ou en région).
— Appui polyvalent auprès des différents départements opérationnels.
Suivi Commercial et Gestion Clients
— Coordination opérationnelle des projets clients : enregistrement des demandes, liaison avec le studio/la rédaction, suivi de production avec les sous-traitants.
— Préparation de la facturation et suivi de la relation client au quotidien.
Administration des Ventes / Diffusions
— Enregistrement et traitement du fichier d'abonnés pour les publications éditées via un outil dédié.
— Relances d'impayés et consolidation des données pour le traitement comptable mensuel.
Communication Digitale
— Animation et programmation des contenus sur les réseaux sociaux de la structure, en lien étroit avec l'équipe éditoriale.
Assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'ensemble des activités de l'agence tout en collaborant étroitement avec la direction, le studio de création, la rédaction et les services généraux.
En lien direct avec la Direction, vos responsabilités s'articulent autour sont les suivantes :
Gouvernance et Secrétariat de Direction
— Organisation logistique et administrative des instances décisionnelles (réunions de bureau, comités, assemblées).
— Prise de notes, élaboration des compte-rendus officiels et prise en charge de l'accueil des membres du conseil.
— Suivi d'activité et transmission de bilans synthétiques à la direction générale.
Services Généraux et Support Administratif
— Standard téléphonique et accueil des interlocuteurs externes (prestataires, partenaires, clients).
— Traitement du courrier entrant/sortant et approvisionnement en fournitures et équipements.
— Élaboration et logistique des événements corporate (séminaires, réunions réseau à Paris ou en région).
— Appui polyvalent auprès des différents départements opérationnels.
Suivi Commercial et Gestion Clients
— Coordination opérationnelle des projets clients : enregistrement des demandes, liaison avec le studio/la rédaction, suivi de production avec les sous-traitants.
— Préparation de la facturation et suivi de la relation client au quotidien.
Administration des Ventes / Diffusions
— Enregistrement et traitement du fichier d'abonnés pour les publications éditées via un outil dédié.
— Relances d'impayés et consolidation des données pour le traitement comptable mensuel.
Communication Digitale
— Animation et programmation des contenus sur les réseaux sociaux de la structure, en lien étroit avec l'équipe éditoriale.
Votre personnalité et vos aptitudes prévaudront sur vos diplômes.
Vous faites preuve de polyvalence et d'un réel sens de l'organisation.
Avec un réel sens de la discrétion et de l'écoute, vous comprenez rapidement les enjeux et besoins de vos interlocuteurs.
À l'aise avec les outils bureautiques : Pack Office, Publipostage, Présentations sous PPT, BREVO, logiciel de gestion.
Sens du détail, Fiabilité, votre sens de l'anticipation et votre adaptabilité seront essentiels.
Réelles aptitudes rédactionnelles, excellente orthographe.
Vous faites prévue de confidentialité de discrétion et de bienveillance
IL EST PROPOSE :
- une rémunération selon profil et expérience,
- un environnement stimulant au sein d'une équipe engagée et bienveillante,
- Tickets restaurant, mutuelle et prévoyance,
Vous faites preuve de polyvalence et d'un réel sens de l'organisation.
Avec un réel sens de la discrétion et de l'écoute, vous comprenez rapidement les enjeux et besoins de vos interlocuteurs.
À l'aise avec les outils bureautiques : Pack Office, Publipostage, Présentations sous PPT, BREVO, logiciel de gestion.
Sens du détail, Fiabilité, votre sens de l'anticipation et votre adaptabilité seront essentiels.
Réelles aptitudes rédactionnelles, excellente orthographe.
Vous faites prévue de confidentialité de discrétion et de bienveillance
IL EST PROPOSE :
- une rémunération selon profil et expérience,
- un environnement stimulant au sein d'une équipe engagée et bienveillante,
- Tickets restaurant, mutuelle et prévoyance,
Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société Florian Mantione Institut RH.
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