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Objectifs du poste

Les fonctions sont exercées sous  la responsabilité du chef d’établissement et par délégation du responsable de site.

Le-la secrétaire accueille les publics, les renseigne et les oriente. Il/elle est le premier interlocuteur des contacts du CFA et du CFPPA.

Il/elle assure le suivi et l’accompagnement des dossiers administratifs des  apprenants dans le respect des procédures qualité, des prescripteurs et des financeurs.

Missions

1 - Accueil:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique : réception, écoute des demandes, prend en compte les demandes, les traite ou les transmet à la personne concernée
• Renseigner sur les formations
• Orienter vers le référent pédagogique pour les questions pédagogiques
• Saisir sur Yparéo les demandes de formations et les informations administratives des apprenants
• Tenir à jour le tableau des contacts

• Assurer le secrétariat demandé par la direction ou par l’ensemble du personnel dans les activités définies. Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer

2 – Suivi des formations courtes du CFPPA

• Assurer le suivi administratif des formations courtes : montage dossiers administratifs : devis, conventions financières, convention de  formation, courriers, attestations de formations, suivi des états de présence, livret stagiaire, facturation des prestations.
• Assurer relation avec les financeurs, les entreprises...
• Saisies sur les plateformes des financeurs : CPF, VIVEA…

• Assurer l’enregistrement des données jusqu’à la facturation des prestations
• Veille sur le respect des procédures et outils qualité

3 – Suivi administratif de la formation auxiliaire spécialisé vétérinaire

• Assurer l’enregistrement des données jusqu’à la facturation sur la Base EVA

• Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre, les classer et les archiver si nécessaire
• Réaliser les courriers, tableaux de suivi, convocations,

• Gérer l’assiduité des apprenants (émargements, suivi des absences, accidents, ruptures).

• suivi des absences…

• Assurer la  relation avec APForm
• Organiser les journées d’informations collectives, la journée d’accueil

FORMATION
- Minimum Bac+2 en secrétariat d'organisme de formation
- Expérience professionnelle souhaitée dans le suivi administratif de la formation

COMPETENCES ATTENDUES

• Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques.
• Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit).
• Capacité à travailler en équipe.
• Autonomie dans l'organisation du travail.
• Capacité à rendre compte.
• Connaissance des publics.
• Capacité à expliquer.
• Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées.
• Capacité à prendre de la distance face à certaines situations
• Un esprit rigoureux est essentiel
• Un adulte conscient de sa place et de son rôle dans l’établissement
• Un collaborateur d’équipe constructif
• Une disponibilité et une bienveillance
• Le respect de la confidentialité

CONDITIONS D’EMPLOI
CDD à temps complet de 1 an pérennisable. Entrée janvier 2024