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Vos missions :

En tant que Secrétaire polyvalent(e) – Appui administratif (H/F) vos missions sont variées et orientées sous 4 axes principaux.

1. Secrétariat général de l’entreprise

Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs, partenaires

Réception, tri, distribution et traitement du courrier postal et électronique

Rédaction et mise en forme de courriers, notes internes, convocations, etc.

Prise de rendez-vous, tenue des agendas

Classement, archivage et tenue à jour des dossiers administratifs et techniques

2. Gestion administrative courante

Suivi des devis et bons de commande (relances, envoi aux clients)

Préparation des factures en lien avec le responsable administratif ou la direction

Transmission des éléments comptables au cabinet comptable

Participation au suivi des achats : validation, archivage des bons de livraison, rapprochement factures

Mise à jour des tableaux de bord mensuels via le logiciel métier utilisé par l'entreprise

3. Appui aux dossiers chantier

Préparation administrative des dossiers chantiers (marchés publics ou privés)

Aide à la constitution des dossiers de sous-traitance ou PPSPS

Suivi des documents administratifs obligatoires (assurances, attestations, Kbis, etc.)

Mise à jour des fiches clients, fournisseurs et contacts dans le CRM interne

4. Participation à la vie de l’entreprise

Commande des fournitures de bureau et petits équipements

Aide ponctuelle à l’organisation d’événements internes ou externes (ex. Anniversaire des 30 ans, réunions)

Soutien à la communication de l’entreprise : mise à jour du site internet, suivi des réseaux sociaux (si appétence)

Référence de l'offre : wp1nt79hb1

Vous êtes le ou la  candidat(e) idéal(e) si :

Titulaire d’une formation en secrétariat, gestion PME/PMI ou assistanat administratif (Bac à Bac+2), vous disposez idéalement d’une première expérience dans le secteur du bâtiment ou au sein d’une PME technique.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l’aise avec un logiciel métier du bâtiment ; une formation pourra être assurée en interne.
Votre orthographe est irréprochable et vos qualités rédactionnelles sont reconnues.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez assurer un suivi administratif précis et respecter les échéances.
Doté(e) d’un esprit d’équipe, de polyvalence et de discrétion, vous vous adaptez facilement au quotidien d’une PME.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n’hésitez plus et postulez dès maintenant !