Trouver un emploi en Occitanie

Assurer le secrétariat administratif et commercial, courrier, accueil et suivi. Rendre compte à la direction I - Administratif Participer à tous les travaux d’enregistrement, d’imputation, de rapprochement en comptabilité générale et/ou clients, et/ou fournisseurs, et/ou analytique, ainsi qu’à des travaux de gestion. Préparer et veiller à l’exécution, après validation, des paiements par virements, transferts, chèques,… Enregistrer les opérations sur le système informatique. Rendre compte de toutes les anomalies constatées dans le cadre des travaux réalisés (avoirs, annulation d’écritures, transferts,…) II- Commercial : Relations téléphoniques avec les clients : orienter toute demande de la part des prospects ou des clients vers les personnes compétentes. Gérer les envois des documentations. Gérer l’envoi des colis par les prestataires Gérer la production de devis. Rédiger les devis standards sur demande des clients ou des commerciaux, en appliquant les éléments des tarifs et les conditions définies par la direction générale. Assurer la condition, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l’archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tout document commerciaux. Assurer la mise à jour des tarifs, des instructions de la direction commerciale et marketing. Préparer les voyages du service, effectuer toutes les réservations nécessaires. Assurer le suivi des frais de déplacement des commerciaux et contrôler les factures établies par les agences de voyages, ou autres services auxquels ont fait appels les commerciaux. III– Courrier : Recevoir, filtrer, transmettre les appels téléphoniques, gérer les visiteurs. Réaliser certains appels vers l’extérieur pour les collaborateurs de l’entreprise. Rédiger le courrier sur directives générales. Assurer l’ouverture, l’enregistrement et la diffusion du courrier selon les procédures définies. Assurer l’affranchissement du courrier au départ, le dépôt à la poste, l’enregistrement en conformité avec la procédure interne. Gérer les procédures de classement, d’archivage et de sauvegarde des documents traités dans le service, gérer l’approvisionnement des fournitures du bureau. Constituer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers. IV – Processus Consigner par écrit toutes les procédures de fonctionnement à mettre en œuvre pour exécuter sa mission dans les meilleures conditions. Actualiser ces procédures. Faire ressortir les lacunes éventuelles. Possibilité d'évolutions : Gestion commerciale de l'espace Co-working avec intéressement. CDI - Date de l’embauche : immédiate Période d'essai 3 mois 35 heures semaine

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, comptabilité/gestion, commercial. Polyvalent(e) et autonome, votre capacité à organiser votre travail et gérer avec rigueur vos dossiers est essentielle. Vous êtes dynamique, doté(e) d'un bon relationnel, avec un sens du service et du contact client. La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et de logiciels de comptabilité / gestion est requise. Une connaissance de notre logiciel de gestion commerciale SAGE 100 sera appréciée. Une expérience dans la gestion et le suivi administratif des appels d'offres sera un plus. Enfin, votre aisance relationnelle et votre compréhension de l'anglais vous permettent d'échanger régulièrement avec nos fournisseurs et clients à l'étranger aussi bien par téléphone que par courriel.