Le poste

Poste basé à Montpellier (CDI)

Rattaché(e) au Centre de Formation et Documentation, vous apportez votre soutien à son responsable ainsi qu’à son équipe sur l’ensemble des tâches administratives du service.

Missions :

Vous assurez l’organisation de la venue en formation des stagiaires : enregistrement des fiches de commandes, diffusion des plannings, édition des invitations, réservation d’hôtels et taxis, envoi des conventions de formation, préparation des salles de formation, suivi des demandes de remboursement de frais, gestion des factures et édition des certificats de stage, etc. Vous mettez à jour le logiciel de gestion du service de formation (création et modification des fichiers clients…).
Vous assumez les tâches administratives du responsable Formation et documentation et de son équipe (permanence téléphonique, suivi des approvisionnements, classement des documents formation, réalisation de supports formation, rédaction et traduction de courriers et notes en français et anglais, suivi des plannings, des factures, et des notes de frais…).
Vous participez au système qualité (suivi des documents, saisie des informations). Vous êtes en contact avec de nombreux acteurs internes et externes de HORIBA Medical.

Le candidat

Profil :

Doté(e) d’une formation supérieure en secrétariat / assistanat, vous justifiez d’une expérience confirmée à un poste similaire.
Réactif/ve et organisé(e), vous avez le sens des responsabilités et des priorités. Vous possédez des facilités relationnelles (écoute du client). L’environnement technique et le langage associé vous intéressent.
Vous maîtrisez l’anglais (oral et écrit) ainsi que les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Vous disposez de qualités rédactionnelles tant en français qu’en anglais.