Coordinateur du gelpyvag - h/f - Hautes-Pyrénées

Fonction : Secrétariat

Entreprise : GELPYVAG

Localisation : Hautes-Pyrénées (65)

Lieu de travail : Beaucens

Type de contrat : CDI

Durée de travail : 35 heures / semaine

Référence : ELR/120324/52

Cette offre n'est plus valable.

Coordinateur du gelpyvag - h/f

CDI Beaucens Acteurs de l'emploi 12-03-2024

L'entreprise

Le GELPYVAG est un Groupement d’employeurs sous statut associatif créé en avril 2021 sur le secteur de Lourdes, Tarbes et la Vallée des Gaves. Il a comme objectif de mutualiser les besoins des entreprises du territoire, quel que soit leur secteur d'activité, en proposant autant que possible des emplois en CDI à temps plein, partagés entre plusieurs structures adhérentes au GE.

Le GELPYVAG est adhérent du Centre de Ressources des Groupements d'Employeurs d'Occitanie qui a pour objet l'appui à la création d'emplois durable par la mutualisation des besoins en ressources humaines de ses GE adhérents.

Le poste

MISSION:

On recherche pour une entreprise spécialisée dans le Design et l’aménagement d’intérieurs au coeur des Pyrénées un(e) coordinateur(trice) administratif(tive) et des services

Accueil / relation client

Prendre les appels et les rediriger et/ou prendre les messages et les faire passer aux personnes concernées.
Accueil des stagiaires et nouveaux salariés + process (signature contrat conf, doc unique...)

Administratif / RH

Distribuer le courrier et les colis entrants
Organiser les déplacements de la direction
Tenir à jour les archives physiques et numériques sur les salariés.
Organiser les documents de l’entreprise dans des systèmes de classement à jour
Gérer le suivi des factures / relances
Suivi des emails (partenariats, entrants, entretien RH..)
Préparer des présentations, contrats, courriers, feuilles de calculs et rapports
Pointage comptable simple, scan de la comptabilité et envoi auprès du cabinet
Suivi RH des heures du staff terrain
Contact avec les écoles pour sourcing étudiant / alternant / partenariat
Contact entreprises extérieures pour développement des prestataires chantiers et/ou produits.

Gestion / Organisation interne ou externe

Gérer et commander des fournitures de bureau (boissons, hygiène, entretien, sanitaire...)
Commander et gérer des fournitures pour les chantiers ou ateliers.
Faire des devis et les envoyer au client, les factures à la fin des projets.
Suivre les projets timing / accompagnement client
Tenir à jour les archives physiques et numériques sur les salariés et les projets.
Organiser les documents de l’entreprise dans des systèmes de classement à jour
Répondre aux questions des employés et des clients (par courrier électronique, par téléphone ou en personne)
Effectuer des compte-rendu de RV/conseil ou client

Recherche & Développement

Soutien pour la direction dans les démarches de structurations des projets innovation de l’entreprise (organisation, planning...)

POSTE:

CDD Temps plein 5j/semaine puis CDI

Le candidat

PROFIL:

Rigueur, bonne organisation, esprit d’analyse et de synthèse, capacité d’adaptation, sens de l’écoute, bonne communication.
Expérience confirmée en tant que coordinateur(trice), assistant(e) de direction, secrétaire administrative, ou à un poste similaire.

COMPÉTENCES / EXPÉRIENCES
Expérience pratique de MS Office Suite (en particulier MS Word et MS Excel), adaptabilité sur différents logiciels obligatoires, connaissance des équipements bureautiques.
Bonnes compétences de gestion du temps et capacité à prioriser les tâches
Excellentes compétences de communication orale et écrite
NIVEAU D’ÉTUDES
Diplôme d’études secondaires
Qualification supplémentaire en administration de bureau constitue un avantage.

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