Office manager f/h - Paris
Fonction : Direction services administratifs
Entreprise : Florian Mantione Institut RH
Lieu de travail : Paris
Type de contrat : CDI
Référence : ELR/040526/56
La CIEM (Coopérative d'Information et d'Édition Mutualiste) est une agence de communication pluri-média qui se distingue par son identité unique au sein de l'Économie Sociale et Solidaire (ESS). Son effectif est de 20 collaborateurs (dont 10 indépendants).
Fondée originellement par un regroupement de mutuelles, créée en 1973, il s'agit d'une agence indépendante qui cultive depuis lors une forte culture éditoriale et mutualiste.
L'agence s'articule aujourd'hui autour de trois pôles d'expertise complémentaires :
- La Presse Mutualiste : Coeur de métier historique, spécialisé dans la création de contenu sur la santé, la prévoyance et la protection sociale.
- La Communication : Conseil et accompagnement global pour des projets créatifs et responsables.
- Le Digital : Solutions innovantes et gestion de l'influence sur les réseaux sociaux.
Rejoindre la CIEM, c'est intégrer une structure à taille humaine où la proximité rime avec bienveillance, confiance et respect.
L'agence offre un cadre de travail riche et serein, favorisant la solidarité pour que chaque collaborateur puisse s'épanouir dans des missions variées et stimulantes au service de causes ayant du sens.
Dans le cadre de la gestion de ses activités et de sa gouvernance, la CIEM recrute un(e) Office Manager pour son siège situé à Paris XVe.
OFFICE MANAGER F/H
Véritable pivot de l'organisation, vous assurez le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'ensemble des activités de l'agence. Vous jouez un rôle essentiel de coordination transversale en collaborant étroitement avec la direction, le studio de création, la rédaction et les services généraux.
En lien direct avec la Direction, vos responsabilités s'articulent autour de 5 axes majeurs :
- Gestion de la Gouvernance et Reporting :
Préparation administrative et logistique des Conseils d'Administration et Assemblées Générales.
Rédaction des procès-verbaux et accueil des administrateurs.
Reporting régulier à la direction sur l'ensemble des activités.
- Gestion Administrative et Services Généraux :
Accueil physique et téléphonique (clients/fournisseurs).
Gestion du courrier, des commandes de matériel, fournitures et consommables.
Organisation d'événements internes et externes sur Paris ou en régions.
Collaboration transversale avec les autres services
- Gestion Commerciale et Clientèle :
Suivi de certains dossiers commerciaux (prise de commande, coordination de la réalisation avec les équipes internes rédaction/studio de création, suivi de fabrication auprès des différents fournisseurs).
Préparation de la facturation et gestion directe de la relation client.
- Gestion de la Presse (Abonnements) :
Saisie et suivi des (ré)abonnements pour deux titres de presse sur logiciel spécifique.
Gestion des relances et préparation des éléments comptables mensuels.
- Gestion des réseaux sociaux de l'agence :
Gestion des réseaux sociaux de l'agence en collaboration avec la rédaction en chef (préparation et publication des posts).
Les horaires de travail sont de 10h00 à 18h00 avec une heure de pause entre midi et deux.
Véritable pivot de l'organisation, vous assurez le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'ensemble des activités de l'agence. Vous jouez un rôle essentiel de coordination transversale en collaborant étroitement avec la direction, le studio de création, la rédaction et les services généraux.
En lien direct avec la Direction, vos responsabilités s'articulent autour de 5 axes majeurs :
- Gestion de la Gouvernance et Reporting :
Préparation administrative et logistique des Conseils d'Administration et Assemblées Générales.
Rédaction des procès-verbaux et accueil des administrateurs.
Reporting régulier à la direction sur l'ensemble des activités.
- Gestion Administrative et Services Généraux :
Accueil physique et téléphonique (clients/fournisseurs).
Gestion du courrier, des commandes de matériel, fournitures et consommables.
Organisation d'événements internes et externes sur Paris ou en régions.
Collaboration transversale avec les autres services
- Gestion Commerciale et Clientèle :
Suivi de certains dossiers commerciaux (prise de commande, coordination de la réalisation avec les équipes internes rédaction/studio de création, suivi de fabrication auprès des différents fournisseurs).
Préparation de la facturation et gestion directe de la relation client.
- Gestion de la Presse (Abonnements) :
Saisie et suivi des (ré)abonnements pour deux titres de presse sur logiciel spécifique.
Gestion des relances et préparation des éléments comptables mensuels.
- Gestion des réseaux sociaux de l'agence :
Gestion des réseaux sociaux de l'agence en collaboration avec la rédaction en chef (préparation et publication des posts).
Les horaires de travail sont de 10h00 à 18h00 avec une heure de pause entre midi et deux.
Quelles que soient votre formation et votre expérience, c'est avant tout une personnalité et des compétences que nous recherchons.
Vous faites preuve de polyvalence et d'un réel sens de l'organisation.
Avec un réel sens de la discrétion et de l'écoute, vous comprenez rapidement les enjeux et besoins de vos interlocuteurs.
À l'aise avec les outils bureautiques : Pack Office, Publipostage, Présentations sous PPT, BREVO, logiciel de gestion.
Votre sens du détail, votre fiabilité, votre sens de l'anticipation et votre adaptabilité seront essentiels.
Réelles aptitudes rédactionnelles, excellente orthographe.
Vous savez respecter le haut niveau de confidentialité que requiert cette mission.
Votre sens du détail, votre fiabilité, votre sens de l'anticipation et votre adaptabilité seront essentiels.
Vous faites preuve de bienveillance et partagez les valeurs l'économie sociale et solidaire.
IL EST PROPOSE :
Une rémunération selon profil et expérience.
Un environnement stimulant au sein d'une équipe engagée et bienveillante.
Avantages : Tickets restaurant, mutuelle et prévoyance.
Et surtout : Un poste clé où votre contribution directe au pilotage de l'agence est valorisée.
Vous faites preuve de polyvalence et d'un réel sens de l'organisation.
Avec un réel sens de la discrétion et de l'écoute, vous comprenez rapidement les enjeux et besoins de vos interlocuteurs.
À l'aise avec les outils bureautiques : Pack Office, Publipostage, Présentations sous PPT, BREVO, logiciel de gestion.
Votre sens du détail, votre fiabilité, votre sens de l'anticipation et votre adaptabilité seront essentiels.
Réelles aptitudes rédactionnelles, excellente orthographe.
Vous savez respecter le haut niveau de confidentialité que requiert cette mission.
Votre sens du détail, votre fiabilité, votre sens de l'anticipation et votre adaptabilité seront essentiels.
Vous faites preuve de bienveillance et partagez les valeurs l'économie sociale et solidaire.
IL EST PROPOSE :
Une rémunération selon profil et expérience.
Un environnement stimulant au sein d'une équipe engagée et bienveillante.
Avantages : Tickets restaurant, mutuelle et prévoyance.
Et surtout : Un poste clé où votre contribution directe au pilotage de l'agence est valorisée.
Pour en savoir plus sur cette offre d'emploi avant de postuler, contactez directement par téléphone la société Florian Mantione Institut RH.
PARTAGER SUR
Recrutement Florian Mantione Institut RH
- Adjoint de direction F/H
Beziers - Charge d'affaires logiciel supply chain wcs
Beauvais - Conducteur de travaux genie civil F/H
Fos sur mer - Controleur de gestion F/H
Avignon - Responsable administratif et financier sites industriels
Paris
Toutes les offres
