Trouver un emploi en Occitanie

Dans le cadre d'une mobilité interne, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) qui sera en charge du suivi administratif et financier des dossiers stagiaires.

1- Dossiers administratifs stagiaires :

• Préparation du livret d’accueil stagiaire, des annexes et du classeur de formation

• Préparation en relation avec le coordonnateur des éléments de démarrage de formation

• Suivi hebdomadaire des présences et compte rendu au coordinateur pour prévention de l’absentéisme et du décrochage

• Saisie mensuelle des états de présence et absence, avec le coordonnateur et établissement des documents institutionnels de suivi des heures (Sigma, Kairos, YParéo, …)

• Suivi insertion des anciens apprenants (fin de formation – 3 mois - 6 mois – 12 mois) selon les exigences définies par le financeur

• Mise en forme diffusion et classement des courriers, convocations, avertissements selon la nomenclature GED définie et en lien avec le coordonnateur et le CFC

2- Suivi de la période de formation en milieu professionnel

• Edition convention et livret de stage

• Constitution de la base de données des stages, transmission au formateur référent entreprise

• Edition des états de présence en entreprise par période

• Centralisation et vérification des feuilles d’émargement entreprise

3- Financeurs et partenaires

• Suivi des salariés en formation (attestation mensuelle de présence)

• À l’entrée en formation, saisie et envoi des documents spécifiques fournis par le financeur (saisie du certificat de démarrage, de la liste des stagiaires, liste des formateurs)

• Saisie et envoi des fiches de suivi des heures de formation stagiaires

• Assistance au coordinateur pour l’édition des comptes rendus d’exécution en lien avec le coordonnateur (bilan pédagogique, statistiques, tableau récapitulatif du suivi d’insertion des stagiaires à la sortie, récapitulatif des visites en entreprise, attestation de suivi en milieu professionnel)

• Envoi de courriers de convocation : bilans, réunions pour les institutions, entretien de régulation, conseil de discipline…

• Préparation du bilan interne

4- Évaluation :

Certification, attestations

• Aide à l’organisation des sessions d’examen (CCF, Titre, Jury)

• Formalisation des attestations de fin de formation : attestation d’acquis, attestation de formation avec taux d’assiduité

5- Suivi d’activité

• Saisir les données stagiaires sur les logiciels dédiés

• Renseigner l’assiduité sur les plateformes dédiées des différents financeurs

6-  Facturation :

• Transmission des éléments nécessaires à la facturation

• Contrôle de la conformité des feuilles d’émargement et des justificatifs transmis

Poste pérenne. Statut contractuel de l'éducation nationale : CDD renouvelables sur année civile.

9 semaines de congés par an mis en œuvre dès la 1ère année civile entière.

Poste à 70%. 

Poste à pourvoir au 04/01/2024

- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook - Word - Excel

- Qualités relationnelles

- Capacité à travailler en équipe

- Rigueur

- Organisation

-Ténacité

-Autonome mais sait rendre compte

-Sens du service public

Poste pérenne. Statut contractuel de l'éducation nationale : CDD renouvelables

Poste à 70%, quotité évolutive dans le temps.